Trước đây khái niệm về “hóa đơn” mà mọi người thường biết đến là “tờ hóa đơn đỏ” hoặc “tờ hóa đơn bán hàng”. Tuy nhiên theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài Chính tại Thông tư 78, Nghị định 123, bắt buộc tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử từ tháng 07/2022. Do đó, bài viết hôm nay của Bách Khoa sẽ giúp Quý khách hàng hiểu tổng quan về hóa đơn điện tử và giới thiệu phần mềm hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011:
“Hoá đơn điện tử (HDĐT) là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HDĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”
Như vậy hóa đơn điện tử cũng giống như hóa đơn giấy thể hiện các thông điệp dữ liệu về quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ giữa bên mua và bên bán. Nhưng nếu hóa đơn giấy được lập bằng tay viết hoặc in thì hóa đơn điện tử được lập trên hệ thống máy tính và cơ quan thuế có thể cập nhật ngay khi bạn lập hóa đơn. Do đó, hóa đơn điện tử được coi là xu thế tất yếu trong thời công nghệ 4.0 và minh bạch các giao dịch tài chính giữa các đơn vị.
Các loại hóa đơn điện tử
- Hóa đơn xuất khẩu: Dành cho các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Đây là loại hóa đơn điện tử phổ biến và được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng.
- Hóa đơn bán hàng: Hóa đơn bán hàng thông thường, được sử dụng trong các cửa hàng, hộ kinh doanh bán lẻ,…
- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Để sử dụng hóa đơn điện tử, người bán hàng hóa, dịch vụ phải đáp ứng 6 điều kiện tại khoản 2, Điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:
- Thứ nhất: Các doanh nghiệp/tổ chức/đơn vị có đủ điều kiện và thực hiện giao dịch điện tử để nộp tờ khai, báo cáo với cơ quan thuế; hoặc là các đơn vị ngân hàng, tín dụng có sử dụng giao dịch điện tử.
- Thứ hai: Đơn vị/doanh nghiệp cần đảm bảo về địa điểm, cơ sở vật chất, kết nối mạng để có thể sử dụng, lập, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Thứ ba: Cần đảm bảo nhân tố về con người. Tức là có đội ngũ nhân viên, am hiểu và biết cách khởi tạo, lập và sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
- Thứ tư: Để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ thì người dùng cần phải có chữ ký điện tử theo quy định để xác nhận việc lập, sử dụng hóa đơn điện tử.
- Thứ năm: Sở hữu phần mềm hóa đơn điện tử theo quy định (do bên đơn vị có tư cách pháp nhân cung cấp) để đảm bảo lập và sử dụng hóa đơn điện tử thành công.
- Thứ sáu: Đảm bảo về chất lượng lưu trữ như: Hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp sự cố.
Lợi ích của hóa đơn điện tử
- Tiết kiệm: Tiết kiệm 90% chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn
- An toàn và bảo mật: Không xảy ra cháy, hỏng, mất hóa đơn. HDDT được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử. Với nhiều lớp bảo mật như mật khẩu đăng nhập, lưu trữ trong máy giúp người dùng tránh được rủi ro trong bảo quản, tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp.
- Nhanh chóng: Khi sử dụng HDDT việc lập hóa đơn nhanh hơn hóa đơn giấy vì không phải viết tay, tính số tiền hay tổng tiền…. Phần mềm HDDT sẽ tự động tính các tiêu chí này một cách chính xác. Ngoài ra, người mua tức thời nhận được hóa đơn, rút ngắn thời gian thu nợ
- Linh hoạt: Phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn mọi lúc mọi nơi qua Mobile, Website, Desktop
- Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng: Ngoài việc gửi hóa đơn qua email. khách hàng còn có thể gửi hóa đơn qua SMS, zalo,…tạo thuận lợi cho cả người gửi và người nhận hóa đơn điện tử.
Chính vì vậy, sử dụng HDĐT là xu thế tất yếu hiện nay. Điều quan trọng là bạn cần chọn những đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử giao diện thân thiện, dễ thao tác để thuận lợi sử dụng hóa đơn điện tử.
Bảng báo giá hóa đơn điện tử MISA meInvoice
Trong các ứng dụng HDĐT hiện nay, MISA meInvoice được nhiều người dùng tin tưởng lựa chọn và được Cục Thuế, Chi Cục Thuế trên khắp cả nước thẩm định chất lượng hàng đầu & có lượng doanh nghiệp sử dụng đông đảo nhất hiện nay. Phần mềm thay đổi hoàn toàn cách phát hành, quản lý, hóa đơn cho hơn 170,000 doanh nghiệp:
- Ký số, phát hành, quản lý hóa đơn điện tử MỌI LÚC MỌI NƠI trên: Mobile, Desktop, Website;
- Phân quyền & cho phép nhiều người cùng xuất hóa đơn & tra cứu tại nhiều địa điểm;
- Kế thừa dữ liệu từ hơn 60 phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị để xuất hóa đơn;
- Tự động tổng hợp báo cáo hóa đơn, tờ khai thuế GTGT & xuất khẩu dữ liệu dễ dàng …
BÁO GIÁ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MISA MEINVOICE
(CHO DOANH NGHIỆP)
Gói SP/DV | Đvt | Nguyên giá (VNĐ) | Ưu đãi 1 | Ưu đãi 2 | ||||
Ưu đãi | Thanh toán | Ưu đãi | Thanh toán |
| ||||
1. Phí sử
dụng hóa đơn |
|
|
| |||||
MEIR – 300 hóa đơn | Gói | 1,450,000 | Tặng 300 | 1,450,000 |
|
|
| |
MEIR – 500 hóa đơn | Gói | 1,650,000 | Tặng 300 | 1,650,000 |
|
|
| |
MEIR – 1.000 hóa đơn | Gói | 2,050,000 | Tặng 500 | 2,050,000 |
|
|
| |
MEIR – 2.000 hóa đơn | Gói | 2,550,000 | Tặng 1.000 | 2,550,000 |
|
|
| |
MEIR – 5.000 hóa đơn | Gói | 4,150,000 | Tặng 2.000 | 4,150,000 |
|
|
| |
MEIR –10.000 hóa đơn | Gói | 6,250,000 | Tặng 5.000 | 6,250,000 | Giảm 20% | 5,000,000 |
| |
2. Dịch
vụ khác |
|
|
| |||||
Thiết lập mẫu hóa đơn | Mẫu | Miễn phí |
|
|
|
|
| |
Thủ tục đăng ký sử dụng HDDT với CQT | Hồ sơ | Miễn phí | – Hướng dẫn KH làm đúng và đầy đủ bộ hồ sơ
theo đúng quy định – Hướng dẫn KH nộp trực tiếp và nộp điện tử
lên CQT |
|
|
| ||
Lưu trữ HDDT 10 năm | Gói | Miễn phí | Lưu trữ hóa
đơn đầu ra trong vòng 10 năm an toàn trong server đạt chuẩn Tier3 |
|
|
| ||
Lưu ý:
· Chính sách có hạn
· KH chỉ được chọn 1 trong 2 ưu đãi
Khi chọn được gói cước phù hợp, quý doanh nghiệp cung cấp:
1. Giấy phép đăng ký kinh doanh (sao y hoặc ảnh chụp bản gốc giấy phép đăng ký kinh doanh)
2. Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người đại diện (sao y hoặc ảnh chụp bản gốc CMND/CCCD)
Bài viết liên quan: