Làm gì khi viết sai hóa đơn giá trị gia tăng

Làm gì khi viết sai hóa đơn

Làm gì khi viết sai hóa đơn giá trị gia tăng

                          LÀM GÌ KHI VIẾT SAI HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Làm gì khi viết sai hóa đơn giá trị gia tăng

KẾ TOÁN thường run tay khi viết hóa đơn giá trị gia tăng. Việc viết sai tên công ty, mã số thuế, địa chỉ….trên hóa đơn GTGT là chuyện không thể tránh khỏi. Vậy khi gặp trường hợp viết sai kế toán sẽ xử lý như thế nào!!!

Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC kế toán Bách Khoa chia sẻ cách xử lý theo từng trường hợp cụ thể như sau:

  1. Phát hiện hóa đơn viết sai khi chưa giao cho khách hàng (bên mua):
  2. Viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuống.
    – Cách xử lý:Trường hợp này khá đơn giản, kế toán chỉ cần:

+ Gạch chéo các liên  của hóa đơn viết sai (không xé ra) và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuống của quyển hóa đơn.
+ Sau đó xuất lại hóa đơn mới đúng, giao liên 2 cho khách hàng.
2.  Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng: 

– Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.

– Bước 2: Xuất lại hóa đơn mới giao cho khách hàng.

– Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai bằng 1 trong 2 cách:

+ Kẹp tại cuống của quyển hóa đơn.

+ Lưu trữ riêng tại 1 file nào đó để thuận tiện cho việc quản lý, theo dõi, xuất trình khi CQT yêu cầu.

(Lưu ý vì chưa giao cho khách hàng nên các bạn không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn nhé – Theo khoản 1 điều 20 của TT 39/2014/TT-BTC)

– Nên: Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.

(Theo điểm d, khoản 3, điều 11 của TT 10/2014/TT-BTC – xử phạt vi phạm hóa đơn thì Lập hóa đơn nhưng không giao cho người mua sẽ bị phạt từ 4 đến 8 triệu. Vậy là nếu các bạn đã lập Hóa đơn nhưng vì 1 lý do nào đó (chưa thanh toán…) 

II) Làm gì khi viết sai hóa đơn giá trị gia tăng Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng:

  1. Hóa đơn viết sai chưa được sử dụng để kê khai thuế:

– Cách xử lý: Nếu kế toàn đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua, nhưng hai bên chưa tiến hàng kê khai thuế. Nay 1 trong 2 bên phát hiện ra hóa đơn có sai sót thì liên lạc với bên còn lại để xác nhận lỗi sai. Sau đó bên bán tiến hành:

Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập (2 bản – mỗi bên giữ 1 bản)

Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu.)

Bước 2Xuất hóa đơn mới giao cho khách hàng.
Chú ý trên hóa đơn mới xuất thay thế:
+ Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi)).
+ Xác định lỗi sai của hóa đơn cũ, và viết thành thông tin đúng.

– Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế. (Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai)

2, Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:

– Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua, còn với người bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường,
Vì vậy, trong quá trình làm kế toán nếu các bạn phát hiện ra hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT thì kế toán xác định sai sót rồi lựa chọn cách điều chỉnh phù hợp với các hướng dẫn dưới đây:

TH1: Sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán.
Bên bán thực hiện như sau:

Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Lập 2 bản, ký, đóng dấu – mỗi bên giữ 1 bản.

Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót :

Đây là những sai sót về giá trị các bạn có thể ghi sai cao hoặc thấp hơn so với quy định hoặc thỏa thuận của các bên.

+ Nếu sai cao hơn => các bạn phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm.

+ Nếu sai thấp hơn => Các bạn phải lập hóa đơn điều chỉnh tăng.

Khi lập hóa đơn điều chỉnh thì:
– Ngày trên hóa đơn điều chỉnh là ngày , là ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất, thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…

Hóa đơn các bạn viết sai cái gì thì điều chỉnh cho cái đó)

Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

– Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào, vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh:

+ Bên bán: lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra.
+ Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào.

TH2: Hóa đơn viết sai: ngày tháng, tển hàng hóa, ĐVT, mã số thuế, số tiền viết bằng chữ:

+ B1: Hai bên tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bản – mỗi bên giữ 1 bản)

+ B2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh cho phần sai sót

+ Ngày lập hóa đơn: là ngày lập biên điều chỉnh hóa đơn.
+ Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST của người.
+ Tại tiêu thức: “Tên hàng hóa, dịch vụ” các bạn ghi: Điều chỉnh …..(Sai cái gì điều chỉnh cái đó)…… ghi tại hóa đơn số …. ký hiệu… ngày.. tháng …. năm..

+ Các tiêu thức còn lại: các bạn gạch chéo.

=> Vì đây là những sai sót không ảnh hưởng đến tiền nên hóa đơn điều chỉnh này; Bên bán và bên mua không phải kê khai thuế. Hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh sẽ được kẹp cùng với hóa đơn viết sai trước đó.

TH3: Làm gì khi viết sai hóa đơn .Hóa đơn viết sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng MST:

– Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
– Biên bản điều chỉnh được lập thành 2 bản, ký đóng dấu, mỗi bên giữ 1 bản; Kẹp cùng với hóa đơn đã viết sai trước đó để giải trình với CQT.

Đây là hướng dẫn mới đáng chú ý tại Điều 3 của Thông Tư 26/2015/TT-BTC. Ban hành ngày 27/2/2015 nhưng có hiệu lực từ ngày 1/1/2015; Hướng dẫn Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

Còn trước đây hầu hết các công văn đều hướng dẫn TH này là phải lập cả hóa đơn điều chỉnh.