Doanh nghiệp cần biết: Chi Phí Không Hợp Lệ – Doanh Nghiệp Dễ Mất Khoản Khấu Trừ Thuế!

Khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), nhiều doanh nghiệp chủ quan không kiểm tra kỹ điều kiện chi phí hợp lệ, dẫn đến bị loại trừ khoản chi khi quyết toán thuế. Điều này làm tăng số thuế phải nộp và có thể bị truy thu, xử phạt nếu sai sót lớn.

👉 Khoản chi nào không được tính vào chi phí hợp lý?
👉 Làm thế nào để tối ưu chi phí hợp lệ và giảm thuế phải nộp?

Hãy cùng tìm hiểu chi tiết ngay sau đây!

1. Chi Phí Không Hợp Lệ – Doanh Nghiệp Mất Quyền Khấu Trừ Thuế

🔹 1.1. Khoản Chi Không Có Hóa Đơn Hợp Lệ

Vấn đề:

• Khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên nhưng không có hóa đơn điện tử hoặc không thanh toán qua ngân hàng sẽ bị loại trừ khi tính thuế.
• Các hóa đơn không đúng tên, sai MST, hoặc không có chữ ký số cũng có thể bị bác bỏ.

Giải pháp:
✔️ Yêu cầu đầy đủ hóa đơn VAT khi mua hàng hóa, dịch vụ.
✔️ Thanh toán qua tài khoản ngân hàng đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng.
✔️ Kiểm tra kỹ thông tin hóa đơn trước khi hạch toán vào chi phí.

🔹 1.2. Khoản Chi Không Có Hợp Đồng, Chứng Từ Kèm Theo

Vấn đề:

• Một số khoản chi cần hợp đồng, bảng kê, biên bản nghiệm thu nhưng doanh nghiệp không lưu trữ đầy đủ.
• Ví dụ: Chi phí thuê văn phòng, chi phí dịch vụ tư vấn, tiếp khách… nếu thiếu hợp đồng sẽ bị cơ quan thuế loại trừ.

Giải pháp:
✔️ Với hợp đồng dài hạn, nên ký hợp đồng nguyên tắc, bổ sung phụ lục theo từng lần thanh toán.
✔️ Lưu trữ chứng từ đầy đủ: Hợp đồng, hóa đơn, phiếu chi, biên bản giao nhận…
✔️ Đối với chi phí tiếp khách, cần có bảng kê danh sách người tham gia.

🔹 1.3. Khoản Chi Không Phục Vụ Hoạt Động Kinh Doanh

Vấn đề:

• Một số chi phí không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN.
• Ví dụ: Chi phí mua sắm tài sản cá nhân, chi tiêu cho người thân, chi phí không rõ mục đích…

Giải pháp:
✔️ Đảm bảo mọi khoản chi đều gắn với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
✔️ Lập quy chế tài chính nội bộ, quy định rõ ràng về chi phí hợp lệ.
✔️ Hạn chế sử dụng tài khoản doanh nghiệp cho chi tiêu cá nhân.

🔹 1.4. Chi Phí Lương & Thưởng Không Có Chứng Từ Hợp Lệ

Vấn đề:

• Doanh nghiệp trả lương nhưng không có hợp đồng lao động, không đóng BHXH sẽ bị loại chi phí tiền lương khỏi báo cáo thuế.
• Tiền thưởng, phụ cấp nếu không có quyết định kèm theo cũng bị loại trừ.

Giải pháp:
✔️ Ký hợp đồng lao động đầy đủ với nhân viên.
✔️ Lập bảng lương, chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
✔️ Các khoản thưởng cần có quyết định của công ty.

2. Doanh Nghiệp Cần Làm Gì Để Tránh Bị Loại Chi Phí?

🎯 Bước 1: Kiểm tra điều kiện hợp lệ của chi phí
✔️ Có hóa đơn VAT hợp lệ.
✔️ Thanh toán qua ngân hàng với hóa đơn từ 20 triệu.

🎯 Bước 2: Lưu trữ chứng từ đầy đủ
✔️ Với hợp đồng dịch vụ, cần có hợp đồng + biên bản nghiệm thu.
✔️ Với chi phí tiếp khách, có bảng kê người tham dự.

🎯 Bước 3: Thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp
✔️ Kế toán chuyên nghiệp giúp kiểm tra, rà soát chứng từ trước khi kê khai thuế.
✔️ Hạn chế rủi ro bị truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính.

📌 Dịch vụ Kế toán Thuế Bách Khoa hỗ trợ:
✅ Kiểm tra chứng từ hợp lệ, tránh bị loại chi phí.
✅ Lập báo cáo tài chính, tối ưu chi phí thuế.
✅ Đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật về thuế.

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ TRỌN GÓI CÙNG BÁCH KHOA

VPGD: Tòa nhà Sông Đà 9 – số 2 đường Nguyễn Hoàng, phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội ( Tìm vị trí )
Hotline: 094.859.3663

Zalo: Dịch vụ tư vấn thuế Bách Khoa trên Zalo

Website: Dịch vụ kế toán trọn gói Bách khoa

3. Kết Luận

Chi phí không hợp lệ có thể khiến doanh nghiệp bị loại trừ chi phí, tăng số thuế phải nộp và gặp rủi ro thanh tra thuế. Doanh nghiệp cần:
✔️ Kiểm tra kỹ hóa đơn, hợp đồng, chứng từ trước khi đưa vào chi phí hợp lý.
✔️ Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, đặc biệt với chi phí lương, chi phí dịch vụ, tiếp khách.
✔️ Cần hỗ trợ? Liên hệ ngay với Kế Toán Bách Khoa để tối ưu chi phí thuế và tránh rủi ro!