9 Nghiệp vụ kế toán thường gặp và bộ chứng từ đi kèm – Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp

Trong hoạt động doanh nghiệp, việc ghi nhận nghiệp vụ kế toán chính xác và đầy đủ chứng từ là điều kiện bắt buộc để được công nhận chi phí hợp lý, hợp lệ khi quyết toán thuế.
Dưới đây, Kế Toán Bách Khoa tổng hợp 9 nghiệp vụ kế toán phổ biến nhất cùng hướng dẫn bộ chứng từ cần có theo quy định mới nhất năm 2025.

1. Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, hàng hóa

Đối với hàng hóa mua trong nước

• Đơn đặt hàng (nếu có)

• Hợp đồng kinh tế

• Hóa đơn GTGT

• Chứng từ thanh toán (lưu ý: hóa đơn trên 5 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt)

• Biên bản bàn giao hàng hóa

• Đối chiếu công nợ cuối năm

Đối với hàng hóa nhập khẩu

• Hợp đồng mua bán

• Tờ khai hải quan

• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng

• Hóa đơn GTGT

• Chứng từ nộp thuế nhập khẩu

• Hóa đơn chi phí kho bãi, vận chuyển, bảo hiểm (nếu có)

2. Nghiệp vụ bán hàng hóa

Hàng hóa bán trong nước

• Hợp đồng bán hàng

• Hóa đơn GTGT

• Biên bản bàn giao hàng hóa

Hàng hóa xuất khẩu

• Hợp đồng xuất khẩu, gia công hoặc cung ứng dịch vụ

• Tờ khai hải quan (đã hoàn tất thủ tục xuất khẩu)

• Hóa đơn GTGT

• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng

3. Nghiệp vụ chi phí tiền lương, tiền công

• Hợp đồng lao động

• Quy chế tiền lương, thưởng

• Thỏa ước lao động tập thể (nếu có)

• Quyết định tăng lương (nếu có)

• Bảng chấm công

• Bảng thanh toán tiền lương

• Thang bảng lương do doanh nghiệp xây dựng

• Phiếu chi hoặc chứng từ chuyển khoản

• Danh sách nhân viên có MST thu nhập cá nhân (MST TNCN)

• Bản photo CCCD của người lao động

4. Nghiệp vụ các khoản phụ cấp cho người lao động

Gồm: phụ cấp xăng xe, điện thoại, trang phục, ăn ca…

Các khoản phụ cấp phải được quy định rõ trong một trong các hồ sơ sau:

• Hợp đồng lao động

• Thỏa ước lao động tập thể

• Quy chế tài chính

• Chứng từ chi tiền cho người lao động

5. Nghiệp vụ chi phí công tác

• Quyết định cử đi công tác (nêu rõ người được cử đi, thời gian, nội dung, phương tiện)

• Giấy đi đường có xác nhận của doanh nghiệp và nơi đến

• Chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi công tác: vé máy bay, tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,…

💡 Lưu ý:
Các hóa đơn, chứng từ phải đứng tên doanh nghiệp và được thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

6. Nghiệp vụ mua sắm, thanh lý và khấu hao tài sản cố định

Hồ sơ ghi tăng tài sản

• Hợp đồng mua, thanh lý

• Hóa đơn GTGT

• Biên bản giao nhận tài sản

• Chứng từ thanh toán

• Hồ sơ quyết toán, nghiệm thu (nếu là công trình xây dựng cơ bản)

Hồ sơ ghi giảm tài sản

• Quyết định thanh lý hoặc hủy tài sản

• Hợp đồng bán tài sản, biên bản thanh lý

• Hóa đơn bán tài sản

• Biên bản bàn giao tài sản

• Chứng từ thanh toán

Chi phí khấu hao tài sản

• Đăng ký trích khấu hao TSCĐ

• Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng

7. Nghiệp vụ mua vé máy bay

Trường hợp doanh nghiệp mua trực tiếp qua website

• Vé máy bay điện tử

• Thẻ lên máy bay (boarding pass)

• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

• Quyết định cử đi công tác

Trường hợp cá nhân tự mua và thanh toán lại

• Vé máy bay, boarding pass

• Giấy điều động đi công tác có xác nhận

• Chứng từ thanh toán cá nhân

• Chứng từ doanh nghiệp hoàn trả lại tiền vé cho cá nhân

8. Nghiệp vụ chi phí phúc lợi (hiếu, hỉ, sinh nhật, nghỉ mát)

Chi phí nghỉ mát

• Hợp đồng và biên bản thanh lý dịch vụ nghỉ mát

• Danh sách người lao động tham gia

• Quyết định của Giám đốc phê duyệt kinh phí

• Hóa đơn chi phí dịch vụ, ăn uống, lưu trú

• Chứng từ thanh toán

Chi phí phúc lợi khác (hiếu, hỉ, sinh nhật, quà tặng…)

• Quy định trong quy chế tài chính hoặc thỏa ước lao động

• Đề nghị chi của công đoàn hoặc phòng nhân sự

• Chứng từ chi tiền

• Giấy tờ liên quan như: giấy đăng ký kết hôn, giấy báo tử, giấy khai sinh…

9. Nghiệp vụ góp vốn bằng tài sản

Doanh nghiệp góp vốn

• Biên bản góp vốn

• Biên bản định giá tài sản của hội đồng giao nhận

• Biên bản bàn giao tài sản

• Hồ sơ nguồn gốc tài sản

• Chứng từ chuyển quyền sở hữu

Cá nhân góp vốn

• Biên bản chứng nhận góp vốn

• Biên bản giao nhận và định giá tài sản

• Chứng từ chứng minh quyền sở hữu

• Biên bản của hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị

❓ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN VÀ CHỨNG TỪ KÈM THEO

1. Nếu thiếu chứng từ gốc thì chi phí có được tính hợp lý không?

Không. Theo quy định của Luật Thuế TNDN, mọi khoản chi phí chỉ được tính hợp lý khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ (hóa đơn, hợp đồng, biên bản, chứng từ thanh toán…).
Nếu chỉ có phiếu chi nội bộ mà không có chứng từ gốc đi kèm, khoản chi đó sẽ bị loại khi quyết toán thuế.

2. Hóa đơn dưới 5 triệu đồng có cần thanh toán qua ngân hàng không?

Không bắt buộc.
Chỉ các hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên mới yêu cầu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, ủy nhiệm chi, POS…).
Tuy nhiên, để minh bạch và dễ đối chiếu, doanh nghiệp nên hạn chế thanh toán bằng tiền mặt.

3. Chứng từ bản scan hoặc bản photo có giá trị không?

Bản scan hoặc photo chỉ có giá trị lưu trữ nội bộ.
Khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán yêu cầu, doanh nghiệp phải xuất trình bản gốc.
Nếu hóa đơn điện tử thì phải có mã tra cứu hợp lệ trên cổng hóa đơn của Tổng cục Thuế.

4. Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán là bao lâu?

Theo Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp phải lưu giữ chứng từ tối thiểu 10 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán.
Một số hồ sơ đặc biệt như hồ sơ tài sản cố định, hồ sơ góp vốn nên được lưu trữ lâu dài để phục vụ đối chiếu sau này.

5. Nếu mất chứng từ thì có cách nào xử lý không?

Có. Doanh nghiệp cần:

1. Lập biên bản mất chứng từ, nêu rõ nguyên nhân, người chịu trách nhiệm;

2. Liên hệ bên bán hoặc ngân hàng để xin bản sao, trích lục hoặc xác nhận thanh toán;

3. Báo cáo cơ quan thuế quản lý trực tiếp nếu là hóa đơn tài chính.

Tuy nhiên, khoản chi này chỉ được chấp nhận khi chứng minh được giao dịch là có thật và có hồ sơ liên quan đầy đủ.

6. Chi phí phúc lợi chi vượt quá 1 tháng lương bình quân thì sao?

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, phần chi phúc lợi vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Doanh nghiệp nên hạch toán riêng phần vượt để tránh rủi ro thuế.

7. Doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị những nghiệp vụ kế toán nào đầu tiên?

Doanh nghiệp mới nên bắt đầu với 3 nhóm nghiệp vụ quan trọng:

• Mua sắm và ghi nhận tài sản ban đầu,

• Hợp đồng lao động và chi phí tiền lương,

• Mở sổ sách, đăng ký phương pháp kế toán và khấu hao.
  Bách Khoa khuyến nghị nên có đơn vị kế toán chuyên nghiệp hỗ trợ ngay từ đầu để đảm bảo tuân thủ pháp lý.

8. Làm sao để đảm bảo chứng từ luôn hợp lệ khi quyết toán thuế?

• Chứng từ phải có đầy đủ chữ ký, dấu, thông tin nhà cung cấp, số tiền và nội dung rõ ràng;

• Thời điểm lập hóa đơn phải phù hợp với thời điểm giao dịch;

• Thanh toán đúng quy định (qua ngân hàng nếu cần);

• Lưu trữ bản mềm và bản cứng song song.

👉 Để giảm rủi ro bị loại chi phí, hãy định kỳ kiểm tra hồ sơ chứng từ hàng tháng cùng đơn vị kế toán chuyên trách.

Kết luận

Việc lập đầy đủ bộ chứng từ cho từng nghiệp vụ kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp hạch toán đúng mà còn bảo vệ quyền lợi thuế khi cơ quan thuế kiểm tra.
Doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát hồ sơ kế toán, cập nhật quy định mới và lưu trữ chứng từ khoa học để tránh rủi ro bị loại chi phí hợp lý.

Nếu bạn đang cần kiểm tra, hoàn thiện hoặc sắp xếp lại bộ hồ sơ chứng từ kế toán – hãy để Kế Toán Bách Khoa đồng hành.

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ TRỌN GÓI CÙNG BÁCH KHOA

• VPGD: Tòa nhà Sông Đà 9 – số 2 Nguyễn Hoàng, Mỹ Đình 2, Nam Từ Liêm, Hà Nội

• Hotline: 094.859.3663

• Zalo: Dịch vụ tư vấn thuế Bách Khoa trên Zalo

• Website: Kế toán Bách Khoa | Dịch vụ kế toán thuế | Thành lập công ty

• Pass giải nén: 0948593663