Kỳ quy ước trong xuất hóa đơn dịch vụ: Quy định, rủi ro và lưu ý cho doanh nghiệp

Trong thực tiễn kế toán – thuế, nhiều doanh nghiệp sử dụng kỳ quy ước để xuất hóa đơn dịch vụ, đặc biệt với các hợp đồng cần đối soát số liệu định kỳ. Tuy nhiên, việc hiểu chưa đúng bản chất kỳ quy ước và mối liên hệ với nghĩa vụ thuế GTGT có thể dẫn đến rủi ro bị truy thu, phạt chậm nộp hoặc xử lý vi phạm hành chính.

Bài viết này của Kế Toán Bách Khoa sẽ phân tích rõ quy định pháp luật, rủi ro thường gặp và lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp.

1. Quy định về thời điểm lập hóa đơn dịch vụ

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, điểm a khoản 4 Điều 9 quy định:

“Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa bên bán và bên mua thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước được xác định theo thỏa thuận giữa bên bán và bên mua.”

👉 Nghĩa là pháp luật cho phép hai bên linh hoạt lựa chọn kỳ quy ước:

• Có thể trùng với tháng dương lịch (01–30 hằng tháng).

• Có thể lệch tháng (ví dụ 15/9 – 15/10).

• Có thể dài hơn 1 tháng (2 tháng, 3 tháng, thậm chí 6 tháng).

2. Quy định về thời điểm tính thuế GTGT

Theo Điều 8 Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15:

“Đối với cung ứng dịch vụ, thời điểm tính thuế GTGT là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc hoàn thành từng phần việc cung ứng dịch vụ, không phụ thuộc vào thời điểm thu tiền.”

👉 Điểm mấu chốt: Luật thuế không có khái niệm kỳ quy ước. Nghĩa vụ thuế phát sinh ngay khi dịch vụ hoàn thành, dù hóa đơn có thể được lập sau đó.

3. Sự chênh lệch giữa hai quy định và rủi ro phát sinh

So sánh giữa hai quy định:

• Về hóa đơn: Có thể lập theo kỳ quy ước, miễn không muộn quá 07 ngày sau khi kỳ kết thúc.

• Về thuế GTGT: Nghĩa vụ phát sinh ngay khi dịch vụ hoàn thành.

Chính sự khác biệt này dẫn đến rủi ro:

• Kỳ quy ước 1 tháng: an toàn, trùng với kỳ kê khai thuế.

• Kỳ quy ước lệch tháng (15/9–15/10): hóa đơn hợp lệ nếu lập 20/10, nhưng phần dịch vụ tháng 9 phải kê khai thuế vào tờ khai tháng 9. Nếu dồn hết vào tháng 10 → kê khai sai kỳ.

• Kỳ quy ước 6 tháng: hóa đơn hợp lệ khi lập tháng 7, nhưng dịch vụ hoàn thành từ tháng 1–6 phải kê khai rải đều. Nếu dồn hết vào tháng 7 → bị truy thu thuế, tính lãi chậm nộp, phạt hành chính.

4. Có phải kê khai thuế theo hóa đơn không?

Một nhầm lẫn phổ biến: chỉ khi xuất hóa đơn mới kê khai thuế.

Thực tế:

• Hóa đơn là chứng từ ghi nhận doanh thu.

• Nhưng nghĩa vụ thuế phát sinh ngay khi dịch vụ hoàn thành.

• Nếu chỉ kê khai theo hóa đơn → rủi ro kê khai sai kỳ, nộp thuế chậm.

5. Lưu ý và khuyến nghị cho doanh nghiệp

Rút ra từ các phân tích trên:

1. Kỳ quy ước linh hoạt: doanh nghiệp và khách hàng có quyền thỏa thuận.

2. Thuế GTGT không theo kỳ quy ước: nghĩa vụ phát sinh tại thời điểm dịch vụ hoàn thành.

3. Kỳ quy ước càng dài, rủi ro càng cao: dễ dẫn tới kê khai sai kỳ.

4. Không phải có hóa đơn mới nộp thuế: cần tách bạch tư duy hóa đơn và nghĩa vụ thuế.

5. Khuyến nghị: nên chọn kỳ quy ước không vượt quá kỳ kê khai thuế (tháng hoặc quý) để vừa thuận tiện quản trị, vừa an toàn pháp lý.

6. Kết luận

Kỳ quy ước trong xuất hóa đơn dịch vụ là công cụ giúp linh hoạt quản lý hợp đồng, đặc biệt với các dịch vụ thường xuyên. Tuy nhiên, kỳ quy ước không làm thay đổi thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế GTGT.

👉 Doanh nghiệp cần:

• Xác định kỳ quy ước hợp lý.

• Kê khai thuế theo đúng thời điểm hoàn thành dịch vụ.

• Tránh dồn doanh thu và thuế vào kỳ sau để không bị truy thu, tính tiền chậm nộp và phạt hành chính.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Kỳ quy ước có được quy định tối đa bao lâu không?
Pháp luật không giới hạn, nhưng nếu quá dài (2–6 tháng) thì rủi ro cao khi kê khai thuế.

2. Nếu kỳ quy ước 2 tháng thì có hợp pháp không?
Về hóa đơn là hợp pháp, nhưng thuế GTGT vẫn phải kê khai đúng kỳ dịch vụ hoàn thành.

3. Có thể kê khai thuế GTGT trùng theo hóa đơn kỳ quy ước không?
Không. Thuế GTGT phải kê khai đúng kỳ dịch vụ hoàn thành, không phụ thuộc hóa đơn.

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ TRỌN GÓI CÙNG BÁCH KHOA

📍 VPGD: Tòa nhà Sông Đà 9 – số 2 Nguyễn Hoàng, Mỹ Đình 2, Nam Từ Liêm, Hà Nội

☎ Hotline: 094.859.3663

💬 Zalo: Dịch vụ tư vấn thuế Bách Khoa

🌐 Website: https://ketoanbachkhoa.vn

🔑 Pass giải nén: 0948593663

Kế Toán Bách Khoa – đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xuất hóa đơn, kê khai và quyết toán thuế đúng quy định, an toàn pháp lý, hạn chế tối đa rủi ro.