Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử theo nghị định 123 và thông tư 78

Xử lý như thế nào trước các trường hợp xuất, viết hóa đơn điện tử bị sai tại Nghị Định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BCT? Khi nào thì doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thực hiện điều chỉnh, hủy và lập thay thế các hóa đơn có sai sót? Bài viết dưới đây, hãy cùng kế toán Bách Khoa tìm hiểu chi tiết về xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 và nghị định 123.

Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử theo nghị định 123 và thông tư 78

1. Hủy hóa đơn là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về: Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử được quy định bởi pháp luật.

Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa:

– Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ. Lưu trữ hóa đơn điện tử trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

– Hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc sau: Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng có các quy định chi tiết về hủy và tiêu hủy hóa đơn. Theo quy định tại khoản 10 điều 3 nghị định 123, hủy hóa đơn, chứng từ là việc làm cho hóa đơn, chứng từ không có giá trị sử dụng.

Người nộp thuế cần lưu ý khái niệm này để phân biệt với việc tiêu hủy hóa đơn. Theo quy định tại khoản 11 điều 3, tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn, chứng từ điện tử đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và không thể tham chiếu các thông tin trong hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy.

Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là 2 biện pháp khác nhau, với các cách thực hiện khác nhau. 

Khi nào lập biên bản hủy hóa đơn?

  • Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót sau khi đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  • Hoặc trường hợp đã lập hóa đơn điện tử và gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế thì xử lý theo các bước như sau:
  • Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua và có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định.
  • Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua. Trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.

2. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành và cách xử lý

Kế toán cần xem xét các trường hợp sai sót để tiến hành điều chỉnh hoặc hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử đã xuất như sau:

Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử theo nghị định 123 và thông tư 78

Trường Hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT nhưng chưa gửi cho người mua bị lập sai

– Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế

– Quy trình xử lý:

Bước 1: Người nộp thuế (NNT) lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT theo Mẫu 04/SS-HĐĐT

Doanh nghiệp/kế toán thực hiện thông báo với cơ quan thuế (CQT) theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

CQT thực hiện hủy hóa đơn điện tử sai sót đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của CQT.

Trường hợp hóa đơn sai sót này chưa gửi cho khách hàng nên khi Hủy hóa đơn không cần thông báo hủy cho khách hàng.

*Lưu ý:

  • Người nộp thuế không được tự ý vào chức năng Hủy hóa đơn sai sót trên phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT trước khi lập Mẫu 04/SS-HĐĐT. Trường hợp đã hủy hóa đơn trước khi lập mẫu thì liên hệ với NCC dịch vụ HDDT để được hỗ trợ xử lý.
  • Có thể làm Mẫu 04/SS-HĐĐT với từng hóa đơn sai sót hoặc danh sách nhiều hóa đơn điện tử sai sót.
  • Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất được tính là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Bước 2: NTT lập hóa đơn mới, ký số gửi CQT để cấp mã hóa đơn mới, thay thế cho hóa đơn sai sót

Trường Hợp 2: Xử lý sai sót hóa đơn đã lập, đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán tự phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế không sai và các nội dung khác cũng không sai

– Phương án xử lý: Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và CQT, không phải lập lại hóa đơn.

– Quy trình xử lý:

Bước 1: Người bán tiến hành gửi thông báo cho người mua về việc xảy ra sai sót trên hóa đơn và KHÔNG LẬP LẠI HÓA ĐƠN MỚI.

Bước 2: Người bán tiến hành thông báo với Cơ quan thuế về hóa đơn điện tử viết sai, sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không cần lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT.

Trường Hợp 3: Xử lý sai sót đối với hóa đơn viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng… 

Căn cứ theo Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán và người mua tự thỏa thuận với nhau để chọn 1 trong 2 phương án giải quyết như sau:

Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT có sai sót.

– Quy trình xử lý: Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho bên mua.

  • Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
  • Nội dung cần ghi trên hóa đơn điều chỉnh: Với điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, với điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.
  • Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho CQT cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT có mã).

Chú ý:

Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh sai sót thì 2 bên ghi rõ sai sót trong văn bản thỏa thuận.

Phương án 2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế

– Quy trình xử lý: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót để gửi cho bên mua.

  • Trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn ban đầu có sai sót, thì 2 bên ghi rõ sai sót vào văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
  • Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
  • Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho CQT cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT có mã).

Chú ý:

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập viết sai, người bán đã xử lý theo cách thức điều chỉnh hoặc thay thế dựa theo quy định tại Điểm b khoản 2 Điều 19 NĐ 123, nhưng sau đó tiếp tục phát hiện hóa đơn có sai sót thì ở các lần xử lý tiếp theo, người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Ví dụ A: Khi phát hiện tên hàng hóa có sai sót trên hóa đơn điện tử -> Người bán lập hóa đơn điều chỉnh -> Hóa đơn tiếp tục có sai sót -> Tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh nhưng không được lập hóa đơn mới để thay thế.

Ví dụ B: Tiền thuế trên hóa đơn điện tử bị viết sai -> Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế -> Hóa đơn tiếp tục có sai sót -> Tiếp tục lập hóa đơn điện tử mới thay thế nhưng không được lập hóa đơn điều chỉnh

Trường Hợp 4: Xử lý hóa đơn điện tử khi hủy dịch vụ

Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hay trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định nhưng sau đó phát sinh việc hủy hợp đồng dịch vụ hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ thì tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập và Thông báo tới Cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy.

Trường Hợp 5: Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo đến người bán

Bước 1: Nhận thông báo rà soát của cơ quan thuế 

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử của đơn vị, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán tại Mẫu số 01/TB-RSĐT (ban hành kèm tại Nghị định 123) qua email để người bán kiểm tra sai sót. 

Lưu ý:

– Trên mẫu Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát CQT gửi người bán có ghi thời hạn để đơn vị thông báo lại kết quả rà soát cho CQT. Nếu hết thời hạn mà người bán không thông báo lại với CQT, CQT sẽ tiếp tục gửi thông báo yêu cầu rà soát lần 2. 

– Trường hợp sau 2 lần thông báo nhưng bên bán vẫn không gửi kết quả phản hồi, CQT sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị. 

Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi CQT

Bước 3: Hủy/Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn, chờ CQT cấp mã và gửi cho người mua.

Bài viết trên đây chúng tôi đã cung cấp cho các quý bạn đọc về hướng dấn hủy Hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và thông tư 78. Trong quá trình tìm hiểu, nếu bạn có bất kỳ vấn đề gì thắc mắc hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ của chúng tôi, hãy liên hệ ngay với kế toán Bách Khoa, chúng tôi sẽ hỗ trợ và giải đáp một cách tốt nhất

DỊCH VỤ KẾ TOÁN BÁCH KHOA – Chuyên tư vấn và cung cấp dịch vụ kế toán thuế

Địa chỉ VP: Tòa CT4, KĐT Mỹ Đình, Đường Mễ Trì, Phường Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Hotline: 0979.005.611

Zalo: 0979.005.611

Mail: ketoanbachkhoa.edu@gmail.com

Website: ketoanbachkhoa.vn

Đánh giá bài viết

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Liên hệ hotline để được hỗ trợ nhanh nhất. Xin cảm ơn!

Mrs.Thủy: 094.859.3663

Đăng ký tư vấn miễn phí