Thành lập văn phòng đại diện – Những điều các bạn cần biết năm 2024

Văn phòng đại diện (VPĐD) là gì?

Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập tại địa điểm khác so với trụ sở chính của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Đặc điểm của văn phòng đại diện

• Là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp: Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân riêng, mà hoạt động dưới sự quản lý của doanh nghiệp mẹ.
• Có nhiệm vụ đại diện cho lợi ích của doanh nghiệp: Văn phòng đại diện có thể thực hiện các hoạt động như:
  
  • Tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
  • Tham gia các hội chợ, triển lãm, hội thảo để quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp.
  • Tìm kiếm đối tác kinh doanh, đàm phán hợp đồng, ký kết hợp đồng.
  • Bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp, giải quyết tranh chấp thương mại.
• Không được thực hiện các hoạt động kinh doanh: Văn phòng đại diện không được ký kết hợp đồng, giao dịch thương mại, hay thu lợi nhuận trực tiếp.
• Có thể được thành lập tại Việt Nam hoặc nước ngoài: VPĐD của doanh nghiệp Việt Nam có thể được thành lập tại nước ngoài, và VPĐD của thương nhân nước ngoài có thể được thành lập tại Việt Nam.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, để thành lập VPĐD tại Việt Nam, doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện sau:

1. Điều kiện về doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp phải được thành lập hợp pháp theo pháp luật Việt Nam.
• Doanh nghiệp đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày thành lập.
• Doanh nghiệp không thuộc diện doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài bị hạn chế thành lập VPĐD.
• Doanh nghiệp không thuộc diện doanh nghiệp đang bị đình chỉ hoạt động kinh doanh.

2. Điều kiện về người đứng đầu VPĐD:

• Người đứng đầu VPĐD phải có đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật.
• Người đứng đầu VPĐD không thuộc diện bị cấm giữ chức vụ quản lý, điều hành doanh nghiệp.

3. Điều kiện về trụ sở VPĐD:

• Trụ sở VPĐD phải đặt tại địa điểm phù hợp với mục đích hoạt động của VPĐD.
• Trụ sở VPĐD phải đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập VPĐD bao gồm

• Thông báo thành lập Văn phòng đại diện;
• Quyết định thành lập Văn phòng đại diện;
• Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị về việc thành lập Văn phòng đại diện;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp;
• Giấy tờ chứng minh năng lực hành vi dân sự của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Hợp đồng thuê nhà hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất đai, tài sản khác để làm trụ sở Văn phòng đại diện.

Các bước thực hiện thủ tục mở văn phòng đại diện

1. Chuẩn bị hồ sơ:

• Thông báo thành lập VPĐD: Theo mẫu do Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định.
• Quyết định thành lập VPĐD: Do hội đồng thành viên/hội đồng quản trị của doanh nghiệp ban hành.
• Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị về việc thành lập VPĐD: Ghi rõ nội dung về việc thành lập VPĐD, trụ sở VPĐD, phạm vi hoạt động của VPĐD, người đứng đầu VPĐD.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy phép thành lập chi nhánh/công ty con (nếu có).
• Giấy tờ chứng minh năng lực hành vi dân sự của người đứng đầu VPĐD: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân, sổ hộ khẩu.
• Hợp đồng thuê nhà hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất đai, tài sản khác để làm trụ sở VPĐD.

2. Nộp hồ sơ:

Doanh nghiệp nộp hồ sơ thành lập VPĐD tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi VPĐD đặt trụ sở.

3. Thời gian giải quyết:

Thời gian giải quyết hồ sơ thành lập VPĐD là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

4. Kết quả:

Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký thành lập VPĐD cho doanh nghiệp.

5. Một số lưu ý:

• Hồ sơ nộp phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, hợp lệ.
• Doanh nghiệp cần nộp lệ phí đăng ký thành lập VPĐD theo quy định.
• Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký thành lập VPĐD, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục pháp lý khác như: treo bảng hiệu VPĐD, khai thuế, báo cáo thống kê,…

Câu hỏi liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến thủ tục thành lập VPĐD:

1. Doanh nghiệp nào được phép thành lập VPĐD?

• Doanh nghiệp được thành lập hợp pháp theo pháp luật Việt Nam.
• Doanh nghiệp đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày thành lập.
• Doanh nghiệp không thuộc diện doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài bị hạn chế thành lập VPĐD.
• Doanh nghiệp không thuộc diện doanh nghiệp đang bị đình chỉ hoạt động kinh doanh.

2. Hồ sơ thành lập VPĐD bao gồm những gì?

• Thông báo thành lập VPĐD;
• Quyết định thành lập VPĐD;
• Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị về việc thành lập VPĐD;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp;
• Giấy tờ chứng minh năng lực hành vi dân sự của người đứng đầu VPĐD;
• Hợp đồng thuê nhà hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất đai, tài sản khác để làm trụ sở VPĐD.

3. Nơi nộp hồ sơ thành lập VPĐD?

Doanh nghiệp nộp hồ sơ thành lập VPĐD tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi VPĐD đặt trụ sở.

4. Thời gian giải quyết hồ sơ thành lập VPĐD?

Thời gian giải quyết hồ sơ thành lập VPĐD là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

5. Lệ phí thành lập VPĐD?

Lệ phí thành lập VPĐD được quy định tại Nghị định số 43/2022/NĐ-CP ngày 16/3/2022 của Chính phủ.

6. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký thành lập VPĐD, doanh nghiệp cần làm gì?

• Treo bảng hiệu VPĐD;
• Khai thuế;
• Báo cáo thống kê;
• Thực hiện các thủ tục pháp lý khác theo quy định của pháp luật…

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của Kế toán Bách Khoa

Kế Toán Bách Khoa có cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện (VPĐD) tại Việt Nam. Dịch vụ của Kế Toán Bách Khoa bao gồm:

• Tư vấn về thủ tục mở Văn phòng đại diện: Kế Toán Bách Khoa sẽ tư vấn cho bạn về các điều kiện mở Văn phòng đại diện, hồ sơ cần thiết, thủ tục nộp hồ sơ, thời gian giải quyết hồ sơ, v.v.
• Soạn thảo hồ sơ mở Văn phòng đại diện: Kế Toán Bách Khoa sẽ soạn thảo hồ sơ thành lập VPĐD đầy đủ, chính xác, hợp lệ theo quy định của pháp luật.
• Nộp hồ sơ mở Văn phòng đại diện: Kế Toán Bách Khoa sẽ nộp hồ sơ thành lập VPĐD cho bạn tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi VPĐD đặt trụ sở.
• Theo dõi kết quả: Kế Toán Bách Khoa sẽ theo dõi kết quả giải quyết hồ sơ thành lập VPĐD và thông báo cho bạn kịp thời.
• Tư vấn về các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động của VPĐD: Kế Toán Bách Khoa sẽ tư vấn cho bạn về các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động của VPĐD như: thuế, kế toán, lao động, v.v.

Ngoài ra, Kế Toán Bách Khoa còn cung cấp các dịch vụ khác liên quan đến VPĐD như:

• Dịch vụ thay đổi thông tin VPĐD: Kế Toán Bách Khoa sẽ giúp bạn thay đổi thông tin VPĐD khi có thay đổi như: địa chỉ, người đứng đầu VPĐD, v.v.
• Dịch vụ giải thể VPĐD: Kế Toán Bách Khoa sẽ giúp bạn giải thể VPĐD khi bạn không còn nhu cầu hoạt động.

Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ thành lập VPĐD tại Kế Toán Bách Khoa:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Kế Toán Bách Khoa sẽ giúp bạn hoàn thành thủ tục mở Văn phòng đại diện
• nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Hồ sơ đầy đủ, chính xác: Kế Toán Bách Khoa sẽ soạn thảo hồ sơ mở Văn phòng đại diện đầy đủ, chính xác, hợp lệ theo quy định của pháp luật, giúp bạn tránh được những sai sót và rủi ro pháp lý.
• Được tư vấn tận tình: Kế Toán Bách Khoa có đội ngũ luật sư và nhân viên tư vấn giàu kinh nghiệm, sẽ tư vấn cho bạn về các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện một cách tận tình.
• Dịch vụ chuyên nghiệp: Kế Toán Bách Khoa cung cấp dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng..