Từ năm 2025, việc thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử được quy định chặt chẽ hơn nhằm giảm sai sót và tăng tính minh bạch. Tìm hiểu chi tiết các trường hợp áp dụng và cách xử lý theo quy định mới nhất.
✅ Quy định mới về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử năm 2025
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không thể tránh khỏi việc phát sinh sai sót về thông tin người mua, số tiền, thuế suất… Để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cho các giao dịch, Bộ Tài chính đã đưa ra quy định mới về thay thế và điều chỉnh hóa đơn điện tử.
Các quy định này giúp chuẩn hóa nghiệp vụ xử lý hóa đơn sai sót, đồng thời tạo hành lang pháp lý vững chắc cho doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh.
🧾 1. Phân biệt thay thế và điều chỉnh hóa đơn điện tử
| Tiêu chí | Thay thế | Điều chỉnh |
|---|---|---|
| Mục đích | Hủy bỏ hoàn toàn hóa đơn cũ, lập hóa đơn mới | Giữ nguyên hóa đơn cũ, lập thêm hóa đơn điều chỉnh |
| Trường hợp áp dụng | Sai sót nghiêm trọng (sai mã số thuế, tên đơn vị, giá trị hàng…) | Sai về số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế |
| Cách xử lý | Lập hóa đơn thay thế và ghi rõ “Thay thế cho HĐ số… ngày… tháng… năm…” | Lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ nội dung điều chỉnh |
📌 2. Các trường hợp được thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn điện tử
Theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán có thể thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn trong các trường hợp sau:
🔁 Trường hợp lập hóa đơn thay thế:
Ghi sai tên, địa chỉ, mã số thuế người mua (nếu người mua yêu cầu).
Sai toàn bộ hoặc phần lớn thông tin hóa đơn: sai hàng hóa, đơn giá, thuế suất.
Muốn hủy bỏ toàn bộ hóa đơn cũ và lập lại hóa đơn mới.
🧮 Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh:
Sai sót về số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế nhưng không cần hủy bỏ hóa đơn cũ.
Điều chỉnh tăng hoặc giảm giá trị so với hóa đơn gốc.
📄 3. Cách ghi chú khi lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh
Hóa đơn thay thế phải ghi rõ: “Thay thế hóa đơn số… ngày…”
Hóa đơn điều chỉnh ghi: “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày… về nội dung…”
Mỗi hóa đơn thay thế/điều chỉnh cần đảm bảo đầy đủ các tiêu chí như hóa đơn gốc: số hóa đơn, ngày lập, mã số thuế, định danh người bán và người mua.
🔐 4. Những điểm cần lưu ý trong quy định mới
Không bắt buộc lập biên bản giữa hai bên khi điều chỉnh hóa đơn (nếu hóa đơn chưa gửi cơ quan thuế).
Nếu hóa đơn đã gửi cơ quan thuế, việc thay thế/điều chỉnh cần tuân thủ đầy đủ thủ tục, bao gồm cả thông báo hóa đơn sai sót trên hệ thống.
Hóa đơn sai không được xóa khỏi hệ thống mà phải ghi nhận theo đúng trình tự thay thế/điều chỉnh.
⚠️ 5. Mức phạt nếu không tuân thủ quy định
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
Phạt từ 2 – 8 triệu đồng nếu xử lý sai sót không đúng quy định.
Phạt đến 20 triệu đồng nếu không thông báo hóa đơn sai, không lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đúng hạn.
🎯 Kết luận
Việc cập nhật quy định mới về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử là bước đi cần thiết giúp tăng tính minh bạch, hạn chế gian lận và tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình kê khai, hạch toán.
Hãy thường xuyên kiểm tra và xử lý hóa đơn sai sót đúng theo quy trình, tránh vi phạm và bị xử phạt không đáng có.
📌 DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ TRỌN GÓI CÙNG BÁCH KHOA
VPGD: Tòa nhà Sông Đà 9 – số 2 đường Nguyễn Hoàng, Mỹ Đình 2, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Hotline: 094.859.3663
Zalo: https://zalo.me/ketoanbachkhoa
Website: https://ketoanbachkhoa.vn
Pass giải nén: 0948593663
Bài viết liên quan: