Quyết toán thuế TNCN 2025: 8 điều doanh nghiệp và kế toán bắt buộc phải biết

Thời điểm đầu năm luôn là giai đoạn cao điểm quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của doanh nghiệp. Nếu không nắm rõ quy định, doanh nghiệp rất dễ gặp các lỗi phổ biến như:

• Ủy quyền quyết toán sai điều kiện

• Tính sai giảm trừ gia cảnh

• Không cấp chứng từ khấu trừ thuế đúng quy định

• Lệch số liệu khi quyết toán

Để tránh các rủi ro khi quyết toán thuế TNCN năm 2025, doanh nghiệp, kế toán và người lao động cần đặc biệt lưu ý 8 vấn đề quan trọng dưới đây.

1. Điều kiện được ủy quyền quyết toán thuế TNCN (Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN)

Người lao động được ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế TNCN thay khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Chỉ có 01 nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công trong năm

• Ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên

• Làm việc đủ 12 tháng trong năm quyết toán

• Vẫn đang làm việc tại doanh nghiệp đến ngày 31/12/2025

Nếu người lao động không đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên nhưng vẫn thực hiện ủy quyền quyết toán thì sẽ dẫn đến:

• Quyết toán sai quy định

• Phải điều chỉnh lại hồ sơ

• Có thể phát sinh truy thu thuế

Vì vậy, kế toán cần kiểm tra kỹ điều kiện ủy quyền trước khi lập hồ sơ quyết toán.

2. Giảm trừ gia cảnh khi quyết toán thuế TNCN năm 2025

Khi tính thuế TNCN năm 2025, cần lưu ý đúng mức giảm trừ gia cảnh theo từng thời điểm chi trả thu nhập.

Mức giảm trừ áp dụng trong năm 2025

• Giảm trừ bản thân: 11 triệu đồng/tháng

• Giảm trừ người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/tháng

Ngay cả khi người lao động chỉ nhận lương trong một số tháng, vẫn được tính giảm trừ gia cảnh đủ 12 tháng nếu đáp ứng điều kiện.

Trường hợp tiền lương tháng 12/2025 trả vào tháng 01/2026

Khi doanh nghiệp trả lương tháng 12/2025 sang năm 2026, việc tính giảm trừ gia cảnh sẽ áp dụng mức mới:

• Giảm trừ bản thân: 15,5 triệu đồng/tháng

• Giảm trừ người phụ thuộc: 6,2 triệu đồng/tháng

Đây là điểm rất nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn khi quyết toán thuế.

Ngoài ra cần lưu ý:

• Khoản trả lương từ 5 triệu đồng trở lên sau ngày 15/12/2025 phải thanh toán không dùng tiền mặt để đảm bảo chi phí hợp lệ.

3. Tiền ăn ca không còn giới hạn 730.000 đồng

Trước đây, mức miễn thuế tiền ăn ca tối đa là 730.000 đồng/người/tháng.

Tuy nhiên, quy định này đã được bãi bỏ từ ngày 01/08/2025.

Do đó:

• Doanh nghiệp cần cập nhật quy định mới khi quyết toán thuế TNCN

• Tránh áp dụng nhầm mức 730.000 đồng như trước đây

4. Đăng ký mã số thuế cho người lao động và người phụ thuộc

Trước khi thực hiện quyết toán thuế TNCN, doanh nghiệp cần kiểm tra mã số thuế của người lao động và người phụ thuộc.

Đối với người lao động

Người lao động phải có mã số thuế cá nhân trước thời điểm quyết toán.

Đối với người phụ thuộc

Thời hạn đăng ký như sau:

• Người phụ thuộc là con, vợ/chồng, cha mẹ: đăng ký chậm nhất 31/03/2026

• Người phụ thuộc khác: đăng ký chậm nhất 31/12/2025

Kế toán cần kiểm tra điều kiện người phụ thuộc trước khi tính giảm trừ gia cảnh để tránh bị truy thu thuế.

5. Quy định cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động trong một số trường hợp sau.

Người lao động ký hợp đồng dưới 3 tháng

Doanh nghiệp có thể:

• Cấp chứng từ khấu trừ theo từng lần phát sinh thuế nếu người lao động yêu cầu

• Hoặc cấp một lần khi kết thúc hợp đồng

Người lao động ký hợp đồng trên 3 tháng nhưng không ủy quyền quyết toán

Doanh nghiệp chỉ cần:

• Cấp 01 chứng từ khấu trừ thuế trong năm cho mỗi cá nhân vào thời điểm quyết toán.

Người lao động ký hợp đồng trên 3 tháng và ủy quyền quyết toán

Trong trường hợp này:

Doanh nghiệp không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế.

6. Thời hạn quyết toán thuế TNCN năm 2025

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN được quy định như sau:

Doanh nghiệp quyết toán thay người lao động

Hạn nộp: 31/03/2026

Cá nhân tự quyết toán thuế

Hạn nộp: 30/04/2026

Doanh nghiệp không chi trả thu nhập trong năm 2025

Trường hợp doanh nghiệp không phát sinh chi trả tiền lương trong năm thì:

Không phải nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

Lưu ý

Nếu nộp hồ sơ quyết toán chậm, doanh nghiệp có thể bị:

• Phạt vi phạm hành chính

• Tính tiền chậm nộp thuế

7. Đối chiếu số liệu trước khi nộp quyết toán

Trước khi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN, kế toán cần đối chiếu kỹ số liệu giữa các báo cáo.

Các dữ liệu cần kiểm tra bao gồm:

• Bảng lương của doanh nghiệp

• Tờ khai thuế TNCN theo tháng hoặc quý

• Tài khoản kế toán 334 – phải trả người lao động

• Tài khoản 338 – thuế TNCN

• Số thuế đã khấu trừ và đã nộp

Chỉ cần lệch số liệu dù 1 đồng cũng có thể khiến doanh nghiệp phải giải trình rất phức tạp với cơ quan thuế.

8. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2025 gồm những gì?

Bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN

• Phụ lục danh sách người lao động

• Chứng từ khấu trừ thuế (nếu có)

• Danh sách ủy quyền quyết toán

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi nộp để tránh phải điều chỉnh nhiều lần.

Câu hỏi thường gặp khi quyết toán thuế TNCN

Doanh nghiệp không phát sinh trả lương có phải quyết toán thuế TNCN không?

Không.

Nếu trong năm doanh nghiệp không phát sinh chi trả thu nhập cho người lao động, thì không cần nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

Người lao động có nhiều nguồn thu nhập có được ủy quyền quyết toán không?

Không.

Người lao động có từ 2 nguồn thu nhập trở lên phải tự thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế.

Dịch vụ quyết toán thuế trọn gói cùng Bách Khoa

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn khi:

• Tổng hợp bảng lương để quyết toán thuế

• Kiểm tra điều kiện ủy quyền quyết toán

• Lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN

• Đối chiếu số liệu với cơ quan thuế

Dịch vụ kế toán thuế Bách Khoa sẽ hỗ trợ:

✔ Lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN đầy đủ
✔ Kiểm tra dữ liệu tiền lương – thuế
✔ Tối ưu chi phí hợp lý cho doanh nghiệp
✔ Hạn chế tối đa rủi ro khi thanh tra thuế

DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ TRỌN GÓI CÙNG BÁCH KHOA

VPGD: Tòa nhà Sông Đà 9 – số 2 Nguyễn Hoàng, Mỹ Đình 2, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Hotline: 094.859.3663

Zalo: Dịch vụ tư vấn thuế Bách Khoa

Website: Kế toán Bách Khoa | Dịch vụ kế toán thuế | Thành lập công ty

Pass giải nén: 0948593663