Thủ tục, hồ sơ & các bước đăng ký mã số mã vạch năm 2024

Ngày nay chúng ta không còn quá xa lạ với hình ảnh những mã số mã vạch được in trên các sản phẩm trên thị trường, tuy nhiên không phải ai cũng hiểu được ý nghĩa của những mã số mã vạch này. Do đó, Bách Khoa sẽ đưa ra bài viết về vấn đề này và cung cấp cho khách hàng thủ tục, hồ sơ & các bước đăng ký mã số mã vạch như sau:

Mã vạch là gì?

Mã vạch (Barcode) là một công nghệ được sử dụng rộng rãi để mã hóa thông tin về sản phẩm hoặc hàng hóa. Mã vạch được tạo ra bằng cách sắp xếp các đường thẳng và khoảng trống với các chiều rộng khác nhau theo một quy định nào đó. Mỗi mã vạch có thể chứa thông tin như tên sản phẩm, giá cả, ngày sản xuất và ngày hết hạn, số lô sản phẩm, quy cách đóng gói và nơi sản xuất.

Mã vạch có thể được đọc bằng các thiết bị đọc mã vạch (barcode scanner) bằng cách đưa thiết bị qua các đường thẳng và khoảng trống của mã vạch. Sau đó, các thông tin được chứa trong mã vạch sẽ được giải mã và hiển thị trên màn hình hoặc lưu trữ vào máy tính. Mã vạch được sử dụng rộng rãi trong quản lý hàng hóa, bán lẻ, kho bãi và nhiều ngành công nghiệp khác để tăng tốc độ và độ chính xác trong quá trình thu thập và xử lý dữ liệu.

Đăng ký mã vạch mang lại những lợi ích gì?

Đăng ký mã vạch là thủ tục hành chính do tổ chức, cá nhân đăng ký với cơ quan nhà nước là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để được cấp giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch, từ đó, tổ chức, cá nhân tiến hành đưa mã số mã vạch vào in trên từng sản phẩm để sử dụng.

Đăng ký mã vạch sẽ mang lại những lợi ích sau đây:

• Đăng ký mã vạch giúp mở rộng hoạt động kinh doanh

Đây được xem là lý do hàng đầu thôi thúc mọi người tìm đến dịch vụ đăng ký mã số mã vạch. Mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh sản phẩm đều mong muốn có thể bán được hàng, đem về lợi nhuận. Và một trong những cách để làm được điều đó chính là đưa sản phẩm vào siêu thị, nơi tập trung nhiều khách hàng mục tiêu. Vậy phải làm thế nào để đưa sản phẩm của mình vào được siêu thị? Câu trả lời chính là đăng ký mã vạch cho sản phẩm.

• Đăng ký mã vạch giúp dễ dàng kiểm soát sản phẩm, dịch vụ

Đăng ký mã vạch sản phẩm sẽ giúp các cá nhân, tổ chức thuận lợi trong việc quá trình quản lý, sắp xếp, phân loại hàng hóa một cách chính xác. Từ đó kiểm soát và có những điều chỉnh đúng đắn trong chiến lược kinh doanh.

• Đăng ký mã vạch thỏa mãn nhu cầu khách hàng khi mua sản phẩm

Nếu đóng vai là một khách hàng, bạn sẽ cảm thấy thế nào nếu phải đứng đợi nhân viên bán hàng nhập (hoặc viết) từng thông tin sản phẩm trong thời gian dài. Do vậy, hãy làm thỏa mãn khách hàng của mình bằng sự nhanh chóng và chuyên nghiệp với việc đăng ký mã vạch sản phẩm. Chúng sẽ giúp quá trình thanh toán, kiểm tra tồn kho, báo giá cho khách hàng nhanh chóng hơn bao giờ hết.

Chưa kể đến việc, hiện nay người tiêu dùng thông thái dành nhiều sự quan tâm cho xuất xứ và đơn vị sản xuất. Họ thường căn cứ vào mã vạch sản phẩm để kiểm tra thông tin. Chính vì thế, đăng ký mã vạch cũng là một phương pháp để bạn chứng minh, tạo dựng niềm tin cho khách hàng.

• Tăng hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí nhân công

Một tính năng ưu việt nữa mà đăng ký mã số mã vạch đem lại cho doanh nghiệp chính là tiết kiệm chi phí nhân công. Trước đây, để quản lý được số lượng hàng hóa phải cần đến rất nhiều nhân công nhập liệu và xử lý. Thì nay, với các mã số mã vạch và máy quét số lượng nhân công phải sử dụng sẽ ít hơn rất nhiều nhưng vẫn đảm bảo tiến độ công việc.

Thủ tục, hồ sơ & các bước đăng ký mã vạch

Bước 1: Xác định số lượng sản phẩm cần đăng ký mã vạch

Như chúng tôi đã tư vấn, mã vạch sẽ có 3 loại là loại dưới 100 sản phẩm; loại dưới 1.000 sản phẩm và loại dưới 10.000 sản phẩm. Do đó, tùy thuộc vào số lượng sản phẩm muốn đăng ký, khách hàng sẽ lựa chọn gói mã vạch phù hợp.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã vạch sản phẩm

Mọi cá nhân, tổ chức muốn được sử dụng mã số mã vạch sẽ phải chuẩn bị hồ sơ đăng ký theo quy định. Đây là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền (Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng) xem xét, đánh giá và đưa ra quyết định chấp thuận hay không. Vì thế, khâu chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã vạch đòi hỏi độ chính xác cao. Các hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• 01 Bản đăng ký theo mẫu Bộ Khoa học và Công nghệ
• 01 Bản đăng ký theo mẫu danh mục sản phẩm sử dụng mã số vật phẩm
• 01 Phiếu đăng ký thông tin theo mẫu quy định cho cơ sở dữ liệu GS1
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao) hoặc quyết định thành lập (bản sao) tùy thuộc vào đối tượng đăng ký là doanh nghiệp sản xuất hay tổ chức khác.

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch tới cơ quan đăng ký

Người đăng ký sử dụng mã số, mã vạch nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện đến Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ.

Bước 4:  Thẩm định hồ sơ đăng ký mã số mã vạch

Trong khoảng thời gian từ 05- 07 ngày làm việc tính từ thời điểm hồ sơ được nộp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, quý khách hàng sẽ được cấp và sử dụng mã số mã vạch nếu hồ sơ đăng ký hợp lệ.

Bước 5: Cấp mã vạch và giấy chứng nhận đăng ký cho doanh nghiệp

Sau khi thẩm định xong hồ sơ đăng ký và xác nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp mã vạch cho doanh nghiệp để sử dụng trước, giấy chứng nhận đăng ký mã vạch sẽ được cấp cho đơn vị đăng ký sau đó khoảng 30 ngày.

Trường hợp hồ sơ đăng ký không hợp lệ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ nêu rõ nguyên nhân, cá nhân, tổ chức sẽ phải sửa đổi, bổ sung và gửi lại trong thời gian sớm nhất.

Trên đây là thủ tục, hồ sơ & các bước đăng ký mã số mã vạch mà Bách Khoa cung cấp đến Quý khách hàng. Để tránh những rủi ro pháp lý không đáng có Quý khách hàng vui lòng liên hệ Bách Khoa để được hỗ trợ tốt nhất.