Chi phí tiền lương – Nghiệp vụ “dễ chế” nhất và cũng là khoản bị cơ quan thuế soi đầu tiên

Chi phí tiền lương là khoản dễ hợp thức nhưng cũng dễ bị loại nhất khi quyết toán thuế. Nhận diện 10+ dấu hiệu “chế lương” doanh nghiệp thường mắc và cách phòng tránh rủi ro thuế.

Nếu hỏi một cán bộ thuế:
“Khi đi quyết toán doanh nghiệp, anh/chị thường bắt đầu kiểm tra từ đâu?”

Câu trả lời rất thật là: từ tiền lương.

Không phải vì tiền lương luôn là khoản chi lớn nhất, mà vì đây là khoản dễ làm giả nhất, dễ hợp thức nhất – và cũng dễ lộ nhất.
Chỉ cần mở bảng lương – sổ 334 – sổ quỹ tiền mặt, người có kinh nghiệm gần như đã hình dung được doanh nghiệp đang vận hành thật hay chỉ vận hành trên sổ sách.

Dưới đây là những dấu hiệu “bất thường” của chi phí tiền lương mà cơ quan thuế chỉ cần nhìn là nhận ra ngay có rủi ro.

1. Tháng nào tài khoản 334 cũng bằng 0 – lương chi tiền mặt đều như “vắt chanh”

Cuối tháng nào cũng giống tháng nào:

• Nợ 334 / Có 111

• Số dư 334 = 0 tròn trĩnh

Trên sổ sách thì rất “đẹp”, nhưng với người đi kiểm tra, đây là dấu hiệu đầu tiên của lương chế.

Thực tế vận hành:

• Luôn có người nhận lương chậm

• Có ứng lương, giữ lương, khấu trừ

• Có nhân sự nghỉ việc giữa tháng

👉 334 mà tháng nào cũng sạch sẽ tuyệt đối thì chỉ có… Excel mới làm được.

2. Phụ cấp không đóng BHXH, không chịu thuế TNCN nhưng cao một cách vô lý

Phổ biến nhất là các khoản:

• Hỗ trợ điện thoại

• Khoán xăng xe

• Khoán công tác phí

• Hỗ trợ nhà ở

Từng khoản đều có tên “đúng thông tư”, nhưng cộng lại thì lương chính chỉ còn là cái vỏ.

Nguy hiểm nhất khi:

• Ai trong công ty cũng có đủ các khoản này

• Số tiền giống nhau như in

• Trong khi chi phí văn phòng phẩm, xăng xe, công tác phí… vẫn hạch toán riêng

👉 Một người không thể vừa khoán chi phí trong lương, vừa phát sinh chi phí thực tế cho cả công ty.
Đây là điểm bắt buộc phải rà soát.

3. Tổng thu nhập luôn quanh quẩn dưới mức giảm trừ gia cảnh

(Từ 2026: khoảng 15,5 triệu đồng/tháng)

Áp dụng cho những vị trí “không thể nghèo”:

• Giám đốc

• Kế toán trưởng

• Trưởng phòng kinh doanh

Tháng nào tổng thu nhập cũng 10,5 – 10,8 – 10,9 triệu thì cán bộ thuế không cần hỏi cũng hiểu doanh nghiệp đang làm gì.

Một dạng “né thuế” khác:

• Tháng trước lương bình thường

• Tháng sau đội lên bằng thưởng KPI, thưởng doanh số

Nhưng:

• KPI không có thang đo

• Doanh số không có báo cáo đối chiếu

• Thưởng tháng nào cũng… giống nhau

👉 Thưởng mà đều hơn lương cơ bản thì không còn là thưởng nữa.

4. Bảng lương lèo tèo vài người nhưng “vận hành cả một cỗ máy”

Ví dụ:

• Công ty sản xuất

• Công ty thương mại doanh thu vài chục tỷ

Nhưng bảng lương chỉ có:

• 1 giám đốc

• 1 kế toán

• 1 nhân viên hành chính

Người kiểm tra không hỏi: “Sao ít người thế?”
Mà hỏi: “Kho, bán hàng, vận chuyển, sản xuất… ai làm?”

👉 Không trả lời được câu đó thì chi phí lương coi như không có thật.

5. Thiếu các vị trí “bắt buộc phải tồn tại”

• Không thủ kho

• Không thủ quỹ

• Không nhân viên bán hàng

Nhưng:

• Có hàng tồn kho

• Có tiền mặt

• Có doanh thu

Doanh nghiệp có thể kiêm nhiệm chức danh, nhưng không thể thiếu vai trò.
👉 Bảng lương không phản ánh đúng vai trò vận hành → bị đánh dấu ngay.

6. Ngày công không khớp với quy chế lương thưởng

• Quy chế ghi: 26 ngày công/tháng

• Bảng lương: người 28 ngày, người 24 ngày, người nghỉ vẫn đủ công

Nhưng lại:

• Không có bảng chấm công

• Không có quyết định điều chỉnh

• Không có giải trình hợp lý

👉 Quy chế lúc này chỉ để nộp cho đủ hồ sơ, không có giá trị khi đối chiếu.

7. Làm thêm giờ… tháng nào cũng làm, ai cũng làm, giờ giống nhau

Làm thêm giờ phải gắn với:

• Mùa vụ

• Đơn hàng

• Cao điểm sản xuất

Nhưng có doanh nghiệp:

• Tháng nào cũng làm thêm

• Ai cũng làm thêm

• Số giờ giống hệt nhau

👉 Làm thật không thể đều như vậy.
Đây là dấu hiệu điển hình của doanh nghiệp thiếu chi phí, phải “đắp” thêm lương.

8. Quy chế lương thưởng xây dựng cho có – thực tế không ai làm theo

• Quy chế: một kiểu

• Hợp đồng lao động: một kiểu

• Bảng lương: một kiểu khác

Ba thứ không có mối liên hệ logic.

👉 Với cán bộ thuế, quy chế không dùng để đọc mà dùng để đối chiếu.
Đối chiếu không khớp → quy chế coi như vô hiệu.

9. Chứng từ kèm theo “đẹp quá mức cần thiết”

• Thưởng doanh số

• Thưởng hoàn thành công việc

Nhưng:

• Tháng nào cũng cùng số tiền

• Nội dung giống hệt nhau

• Áp cho tất cả nhân viên

👉 Chứng từ giống nhau không phải là gọn gàng, mà là không có thật.

10. Những lỗi “chế lương” doanh nghiệp rất hay chủ quan

Ngoài các dấu hiệu trên, thực tế còn gặp rất nhiều lỗi phổ biến:

• Ký hợp đồng thời vụ, khoán, dịch vụ để né BHXH nhưng làm việc quanh năm

• Trả lương tiền mặt nhưng không có chữ ký nhận

• Một người vừa là giám đốc vừa hưởng lương không đúng bản chất

• Không đăng ký thang bảng lương nhưng vẫn đưa lương vào chi phí

• Lương cao nhưng không tương xứng với doanh thu, quy mô, ngành nghề

👉 Những lỗi này không cần nghiệp vụ cao, chỉ cần người kiểm tra có kinh nghiệm là nhìn ra.

11. Doanh nghiệp & kế toán cần làm gì để tránh rủi ro tiền lương?

• Rà soát lại toàn bộ cơ cấu lương – phụ cấp – thưởng

• Đảm bảo bảng lương phản ánh đúng vận hành thực tế

• Chuẩn hóa hồ sơ: hợp đồng – quy chế – chấm công – quyết định

• Không “làm đẹp sổ sách” bằng các khoản giống nhau bất thường

👉 Chi phí tiền lương không cần tối ưu quá mức, chỉ cần hợp lý – hợp lệ – hợp logic.

🔷 DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ TRỌN GÓI CÙNG BÁCH KHOA

Nếu doanh nghiệp bạn đang lo ngại rủi ro chi phí tiền lương khi quyết toán thuế, Bách Khoa hỗ trợ:

• Rà soát chi phí tiền lương – BHXH – TNCN

• Chuẩn hóa hồ sơ lương thưởng đúng luật

• Tư vấn cơ cấu lương an toàn khi thanh tra – kiểm tra

• Đại diện làm việc với cơ quan thuế

📍 VPGD: Tòa nhà Sông Đà 9 – số 2 Nguyễn Hoàng, Mỹ Đình 2, Nam Từ Liêm, Hà Nội
☎ Hotline: 094.859.3663
💬 Zalo: Dịch vụ tư vấn thuế Bách Khoa
🌐 Website: Kế toán Bách Khoa | Dịch vụ kế toán thuế | Thành lập công ty
🔐 Pass giải nén: 0948593663