Tài liệu kế toán bị mất hoặc hỏng nguyên nhân do thiên tai, hoả hoạn,… có bị phạt không? Ngoài ra, Bách Khoa cung cấp thêm thông tin xử lý hành chính khi làm mất – hỏng tài liệu kế toán.
1. Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục tục gì?
Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất – hủy do bất cứ lý do gì, doanh nghiệp cần chuẩn bị thực hiện quy trình sau.
1.1 Tài liệu kế toán là gì?
Theo Điều 3, Khoản 18 của Luật Kế toán năm 2015, tài liệu kế toán bao gồm các hồ sơ như chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán, và các tài liệu khác liên quan đến lĩnh vực kế toán.
Đây là những văn bản quan trọng không chỉ thể hiện và ghi chép các giao dịch tài chính mà còn là cơ sở dữ liệu quan trọng hỗ trợ quá trình quản lý và kiểm soát tài chính của doanh nghiệp.
Qua việc tổng hợp và phân tích thông tin từ những tài liệu này, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định hiệu quả, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán.
Theo quy định tại Điều 42 của Luật Kế toán 2015, khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, doanh nghiệp cần thực hiện một loạt các bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin kế toán.
1.2 Các công việc cụ thể mà doanh nghiệp phải thực hiện khi mất hoặc hủy
Bước 1: Kiểm tra, xác định và lập biên bản về tình trạng của tài liệu kế toán
- Xác định số lượng, tình trạng và nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.
- Lập biên bản chi tiết về các thông tin trên để ghi chép và báo cáo về tình trạng của tài liệu kế toán.
Bước 2: Thông báo cho các tổ chức, cá nhân liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền
- Thông báo ngay lập tức về tình trạng mất hoặc hủy hoại tài liệu kế toán.
- Gửi thông báo đến các bên liên quan như tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Bước 3: Tổ chức thực hiện phục hồi tài liệu kế toán bị hư hại
- Đề xuất và triển khai kế hoạch phục hồi tài liệu kế toán bị hư hại.
- Đảm bảo rằng quá trình này được thực hiện một cách chính xác và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
Bước 4: Liên hệ với tổ chức, cá nhân có liên quan để đảm bảo thông tin
- Tìm kiếm sự hợp tác từ các bên liên quan để sao chụp hoặc xác nhận lại thông tin kế toán bị mất hoặc hủy hoại.
Bước 5: Kiểm kê tài sản đối với tài liệu không thể phục hồi
- Đối với tài liệu kế toán liên quan đến tài sản mà không thể phục hồi, tiến hành kiểm kê tài sản để tái lập thông tin kế toán.
Những bước này giúp doanh nghiệp giữ vững tính minh bạch và đảm bảo rằng thông tin kế toán của họ vẫn được quản lý và bảo vệ một cách hiệu quả.
2. Doanh nghiệp làm mất, hỏng tài liệu kế toán thì bị phạt thế nào?
Theo quy định về xử phạt đối với vi phạm an toàn bảo quản tài liệu kế toán, các trường hợp gây hư hại hoặc mất mát tài liệu được chi tiết rõ trong khoản 2 của Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP. Đối với hành vi của cá nhân gây mất an toàn, để hư hỏng, gây mất mát tài liệu trong thời gian lưu trữ sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
Đồng thời, tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP) quy định về mức phạt tiền trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập áp dụng đối với cá nhân khác với tổ chức. Mức phạt đối với tổ chức thì cũng với hành vi vi phạm trên nhưng mức phạt tiền gấp sẽ 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
Vậy, trong trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng biện pháp bảo quản an toàn và gây hư hại hoặc mất mát trong thời hạn lưu trữ, doanh nghiệp có thể phải chịu xử phạt vi phạm hành chính với khoản phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Nguyên nhân do thiên tai, hỏa hoạn:
- Giảm nhẹ trách nhiệm: Trong trường hợp tài liệu bị mất hoặc hủy do thiên tai, hỏa hoạn, doanh nghiệp có thể giảm nhẹ trách nhiệm so với các trường hợp mất mát do lỗi chủ quan.
- Cung cấp bằng chứng: Doanh nghiệp cần cung cấp các bằng chứng xác thực như biên bản kiểm tra hiện trường, báo cáo của cơ quan chức năng để chứng minh sự việc xảy ra ngoài ý muốn.
Tuy nhiên, việc giảm nhẹ trách nhiệm không có nghĩa là doanh nghiệp hoàn toàn không bị xử lý.
- Nghĩa vụ báo cáo: Doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ báo cáo sự việc cho cơ quan thuế và các cơ quan có thẩm quyền khác.
- Khôi phục hồ sơ: Doanh nghiệp phải có trách nhiệm khôi phục lại hồ sơ kế toán để đảm bảo tính liên tục và minh bạch của hoạt động kinh doanh.
- Xử phạt hành chính: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính nếu không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ quy định.
Như vậy, nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy do các nguyên nhân bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn, chiến tranh hoặc các sự kiện khách quan khác ngoài khả năng kiểm soát của doanh nghiệp, thì doanh nghiệp không bị xử phạt hành chính. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải có biên bản xác nhận sự kiện bất khả kháng và thông báo cho cơ quan thuế để được miễn trách nhiệm.
3. Cách xử lý đối với những tài liệu kế toán đã mất hoặc không thể sử dụng được
Đối với việc lập báo cáo, Ban phục hồi sẽ phải dựa trên các báo cáo tài chính, các tài liệu kế toán khác ở cơ quan quản lý, cá nhân, tổ chức liên quan để xác định lại số dư từng tài khoản còn lưu đến thời điểm lập báo cáo.
Đối với tài liệu bị mất, bị hủy hoại mà không thể sử dụng được, Ban phục hồi cần xin sao chụp lại toàn bộ tài liệu ở các cơ quan quản lý, cá nhân, tổ chức liên quan. Đồng thời, có sự xác nhận của cá nhân, đơn vị cung cấp bản sao chụp.
Trường hợp đối với các tài liệu không còn bản sao chụp, mất hoàn toàn thì đơn vị kế toán phải dựa trên số liệu, kết quả kiểm kê tài sản sau khi bị thiệt hại. Ban phục hồi cần lập tờ khai và có sự xác nhận của ít nhất 2 người của Ban phục hồi và có thể là một trong các đại diện của cơ quan quản lý liên quan nếu có. Người xác nhận phải chịu trách nhiệm về những thông tin đã xác nhận trong tờ khai. Kèm theo đó là các số liệu xác nhận đối chiếu công nợ của các đơn vị có liên quan làm số dư để chuyển vào sổ kế toán mới. Đơn vị sau khi phục hồi và xử lý tài liệu kế toán cần lập báo cáo tài chính và trình lên cấp trên.
4. Nguyên nhân khiến tài liệu kế toán bị mất, hư hỏng và biện pháp khắc phục
Tài liệu kế toán bị mất hoặc không thể sử dụng được là tình trạng tài liệu kế toán bị mất đi hoặc bị hư hỏng đến mức không thể sử dụng được nữa. Tình trạng này có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau, chẳng hạn như:
- Do sơ suất, thiếu trách nhiệm của cán bộ kế toán, nhân viên lưu trữ.
- Do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn,…
- Do bị kẻ gian lấy cắp, phá hủy.
Việc thực hiện các biện pháp an ninh, bảo vệ tài liệu kế toán sẽ giúp ngăn ngừa tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hư hỏng do các nguyên nhân như thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn,… hoặc bị kẻ gian lấy cắp, phá hủy. Doanh nghiệp cần có biện pháp phòng ngừa để tránh tình trạng tài liệu kế toán bị mất hoặc không thể sử dụng được. Các biện pháp phòng ngừa bao gồm:
- Xây dựng quy trình bảo quản tài liệu kế toán khoa học, chặt chẽ: Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình bảo quản tài liệu kế toán khoa học, chặt chẽ. Quy định về việc lập, lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán. Quy định về việc kiểm tra, giám sát việc bảo quản tài liệu kế toán. Đưa ra hình thưc xử lý khi phát hiện vi phạm về bảo quản tài liệu kế toán. Quy trình bảo quản tài liệu kế toán cần được cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu và dễ thực hiện. Quy trình cần được cập nhật, bổ sung phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
- Đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ kế toán, nhân viên lưu trữ: Việc đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ sẽ giúp cán bộ kế toán, nhân viên lưu trữ nắm vững các quy định về bảo quản tài liệu kế toán, thực hiện đúng quy trình bảo quản tài liệu kế toán và tránh các sai sót trong quá trình bảo quản tài liệu kế toán.
- Thực hiện các biện pháp an ninh, bảo vệ tài liệu kế toán: Xác định vị trí lưu trữ tài liệu kế toán an toàn, tránh xa các nguồn gây cháy, nổ, ẩm ướt,…; Trang bị hệ thống an ninh, bảo vệ tài liệu kế toán, chẳng hạn như hệ thống camera giám sát, hệ thống báo động,…; Xây dựng quy định về việc kiểm soát việc ra vào khu vực lưu trữ tài liệu kế toán.
DỊCH VỤ KẾ TOÁN THUẾ TRỌN GÓI GIÁ RẺ BÁCH KHOA
VPGD: Tòa nhà Sông Đà 9 – số 2 đường Nguyễn Hoàng, phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội ( Tìm vị trí )
Hotline: 094.859.3663
Zalo: Dịch vụ tư vấn thuế Bách Khoa trên Zalo
Website: Dịch vụ kê khai thuế Bách khoa – Báo giá trọn gói tại Hà Nội
Bài viết liên quan: