NHỮNG LỖI SAI TRONG KẾ TOÁN XÂY DỰNG MÀ CEO KHÔNG BIẾT

Kế toán xây dựng được coi là một trong những lĩnh vực khó không ít doanh nghiệp phải gặp lúng túng trong lĩnh vực này vì vậy việc sai sót là điều không thể tránh được. Hãy cùng Kế toán Bách Khoa tìm hiểu những lỗi sai mà doanh nghiệp của bạn thường không biết hoặc mắc phải qua bài viết sau.

Với công việc kế toán tại công ty xây dựng, có một số lỗi phổ biến mà chính doanh nghiệp của bạn cần tránh để đảm bảo tuân thủ luật pháp và tránh rủi ro tài chính. Dưới đây là một số lỗi thường gặp và cách để tránh chúng:

1. Thiếu các giấy tờ, chứng từ hợp pháp cần thiết khi quyết toán thuế

Các giấy tờ, chứng từ hợp pháp luôn được cơ quan thuế rất hay để ý và ưu tiên kiểm tra. Tuy nhiên, trong quá trình chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế, nhiều kế toán viên không đảm bảo tổng hợp đầy đủ các giấy tờ này vì nhiều nguyên do khác nhau. Dưới đây là danh sách một số giấy tờ và chứng từ quan trọng mà bạn cần phải có để đảm bảo việc quyết toán thuế diễn ra một cách chính xác và tránh sai sót:

1. Hợp đồng xây dựng: Các hợp đồng liên quan đến các dự án xây dựng là tài liệu quan trọng để chứng minh phạm vi công việc, giá trị hợp đồng, thời gian thực hiện, và các điều khoản khác.
2. Biên bản nghiệm thu: Các biên bản nghiệm thu theo từng hạng mục công trình, theo từng giá trị hợp đồng
3. Phiếu thu và phiếu chi: Các phiếu thu và phiếu chi chứng minh việc thu, chi tiền mặt và chuyển khoản trong quá trình kinh doanh.
4. Chứng từ về thanh toán lương: Đây bao gồm các bảng lương, biên bản chấm công và các tài liệu khác liên quan đến việc thanh toán lương cho nhân viên, công nhân.
5. Bảng kê hàng hóa, dịch vụ: Để chứng minh việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, bạn cần có các bảng kê hàng hóa, dịch vụ với thông tin chi tiết về số lượng, giá trị và thông tin liên quan.
6. Chứng từ về thuế VAT: Các hóa đơn VAT, bảng kê VAT, biên lai nộp thuế VAT là tài liệu cần thiết để xác minh việc nộp thuế VAT.
7. Chứng từ về thuế TNCN (Thuế thu nhập cá nhân): Đối với việc trả thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên, công nhân, bạn cần giữ lại các bảng lương đã khấu trừ thuế, biên lai nộp thuế TNCN.
8. Chứng từ về các khoản giảm trừ, miễn thuế: Nếu áp dụng các khoản giảm trừ, miễn thuế, cần có giấy tờ chứng minh như chứng từ về khấu trừ thuế, giấy chứng nhận miễn thuế, và các tài liệu liên quan.
9. Giấy phép xây dựng và các giấy tờ pháp lý khác: Các giấy phép xây dựng, giấy chứng nhận đất đai, giấy tờ liên quan đến quyền sở hữu, sử dụng đất đai là cần thiết để chứng minh tính hợp pháp của dự án.
10. Báo cáo tài chính: Các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động, báo cáo lươnghội cấp có thể được yêu cầu trong quá trình quyết toán thuế để chứng minh tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của công ty.
11. Các giấy tờ về đảm bảo an toàn lao động: Đối với các công trình xây dựng, cần có các giấy tờ liên quan đến đảm bảo an toàn lao động như kế hoạch bảo đảm an toàn lao động, biên bản thanh tra an toàn lao động.
12. Các báo cáo về tiến độ công trình: Đối với các dự án xây dựng, việc báo cáo tiến độ công trình, báo cáo đạt được các mốc quan trọng cũng có thể là cần thiết để chứng minh tiến trình thực hiện dự án.
13. Ngoài việc các giấy tờ, chứng từ hợp pháp trên bị thất lạc thì thực tế có một hiện trạng thường diễn ra ở các doanh nghiệp xây dựng đặc biệt là những đơn vị có quy mô siêu nhỏ, đó là khi thỏa thuận không văn bản hóa mà chỉ có “hợp đồng miệng”nên đến khi làm quyết toán thì không có giấy tờ hợp pháp để trình ra.
14. Với vấn đề này, giải pháp duy nhất là cần văn bản hóa tất cả các thỏa thuận thành hợp đồng có ký kết giữa các bên, các giấy tờ như dự toán, quyết toán, thiết kế… cần được sắp xếp theo thứ tự thời gian và phân loại thành từng nhóm phù hợp để khi làm quyết toán có thể dễ dàng xác định và trình ra nếu cần thiết.

2. Những sai sót liên quan đến chi phí hóa đơn thu chi

Trong lĩnh vực xây dựng, việc quản lý hóa đơn thu chi là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh và quyết toán thuế. Dưới đây là một số sai sót phổ biến liên quan đến hóa đơn thu chi:

1. Hóa đơn không đầy đủ thông tin: Hóa đơn cần phải cung cấp đầy đủ thông tin về người bán, người mua, mã số thuế, số hóa đơn, ngày hóa đơn, mô tả hàng hóa/dịch vụ, số tiền và thuế (nếu có). Thiếu thông tin có thể dẫn đến việc hóa đơn bị coi là không hợp lệ.
2. Hóa đơn không được xuất theo quy định: Các quy định về hóa đơn có thể khác nhau tùy theo quốc gia và ngành công nghiệp. Việc không tuân thủ đúng quy định về loại hóa đơn, mẫu hóa đơn, số lượng sao chép, và quy trình xuất hóa đơn có thể gây ra sự cố về tính hợp lệ của hóa đơn.
3. Chứng từ không đầy đủ: Một số sai sót có thể xảy ra khi không có chứng từ hợp lệ để xác minh các giao dịch mua bán, thu chi. Việc thiếu phiếu thu, phiếu chi, biên lai hoặc bất kỳ chứng từ nào khác có thể làm giảm tính xác thực của giao dịch.
4. Sử dụng hóa đơn giả mạo: Sử dụng hóa đơn giả mạo để tạo lỗ hổng trong quyết toán thuế hoặc lừa đảo là một hành vi trái pháp luật và có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, bao gồm mức phạt cao và xử lý hình sự.
5. Thiếu sự phù hợp giữa hóa đơn và thực tế: Một hóa đơn nên phản ánh chính xác thực tế giao dịch. Việc sửa đổi hóa đơn hoặc tạo hóa đơn không phù hợp với giao dịch thực tế có thể dẫn đến việc bị coi là vi phạm pháp luật.
6. Thiếu lưu trữ hóa đơn một cách cẩn thận: Lưu trữ hóa đơn một cách cẩn thận là quan trọng để có thể chứng minh giao dịch đã diễn ra theo đúng thông tin trên hóa đơn. Việc thiếu hóa đơn hoặc lưu trữ không đầy đủ có thể gây ra rủi ro trong quyết toán thuế và kiểm toán.
7. Không kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: Khi nhận hóa đơn từ đối tác, bạn cần kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn như thông tin về người bán, mã số thuế, các thông tin chi tiết của giao dịch. Sử dụng hóa đơn không hợp lệ có thể gây ra vấn đề trong quyết toán thuế.

=>Tổ chức các hóa đơn và chứng từ vào hệ thống lưu trữ cẩn thận. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin khi cần thiết. Sử dụng hệ thống số hóa để tạo ra bản sao điện tử của các giấy tờ quan trọng. Nếu sai sót do hóa đơn không đầy đủ, hãy liên hệ với người cấp hóa đơn để yêu cầu bổ sung thông tin. Nếu sai sót do quy trình, cân nhắc điều chỉnh và cải thiện quy trình để tránh tái diễn sai sót.

3. Những lỗi về nhân công công ty xây dựng

Trong lĩnh vực xây dựng, việc quản lý nhân công rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ các quy định thuế và tránh các rủi ro pháp lý. Dưới đây là một số lỗi thường gặp liên quan đến nhân công trong công ty xây dựng và lĩnh vực thuế:

1. Không đóng BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên: Việc không đóng các loại bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho nhân viên là một vi phạm nghiêm trọng. Công ty phải đảm bảo việc đóng các khoản bảo hiểm này đầy đủ và đúng hạn.
2. Sử dụng lao động không hợp lệ: Sử dụng lao động không hợp lệ, bao gồm lao động ngoại trú hoặc không có giấy phép lao động, có thể gây ra vi phạm pháp luật và bị xử lý hình sự.
3. Không tuân thủ quy định về thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Công ty phải khấu trừ và nộp thuế TNCN cho nhân viên theo quy định. Không thực hiện đúng quy định về thuế TNCN có thể dẫn đến việc vi phạm thuế.
4. Không thực hiện đúng quy định về lương: Công ty cần tuân thủ quy định về mức lương tối thiểu, giờ làm việc, ngày nghỉ phép và các quyền lợi khác của nhân viên. Không tuân thủ quy định có thể dẫn đến vi phạm pháp luật và mất niềm tin từ phía nhân viên.
5. Không thực hiện đúng quy định về an toàn lao động: Xây dựng là ngành có nhiều nguy cơ về an toàn lao động. Không thực hiện đúng các biện pháp đảm bảo an toàn cho nhân viên có thể gây ra tai nạn lao động và vi phạm pháp luật.
6. Thiếu ghi chép và hồ sơ nhân viên: Công ty cần duy trì các hồ sơ nhân viên đầy đủ và chính xác, bao gồm hợp đồng lao động, bảng lương, các biên bản về thay đổi lương, nghỉ phép và các chứng từ liên quan khác.
7. Sử dụng hợp đồng lao động không hợp lệ: Hợp đồng lao động phải tuân thủ quy định pháp luật. Sử dụng các hợp đồng không hợp lệ hoặc không đầy đủ thông tin có thể gây ra vấn đề pháp lý.
8. Không thực hiện đúng các quy định về lao động của người nước ngoài: Đối với những người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, công ty cần thực hiện các thủ tục, quy định về làm việc, ký hợp đồng, đóng thuế và các thủ tục khác liên quan theo quy định.

=> Để tránh các lỗi liên quan đến nhân công trong lĩnh vực xây dựng và thuế, công ty cần thực hiện việc đào tạo nhân viên về quy định pháp luật lao động và thuế, thiết lập quy trình quản lý nhân công, và kiểm tra nội bộ định kỳ để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh các rủi ro.

4. Những vấn đề liên quan đến chi phí nguyên vật liệu

Dù là doanh nghiệp xây dựng hay doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào thì cũng cần đặc biệt chú ý đến nguyên vật liệu đầu vào. Đối với các doanh nghiệp xây dựng thì nguyên vật liệu đầu vào là yếu tố cực kỳ quan trọng và cũng cực kỳ dễ xảy ra những sai sót không đáng có.

• Chênh lệch giữa chi phí nguyên vật liệu đưa vào so với tổng mức nguyên vật liệu dự toán:
• Chi phí NVL đưa vào cao hơn so với tổng mức NVL ở tổng hợp kinh phí hạng mục của dự toán.
• Chi phí tiền lương cao hơn so với tổng mức nhân công ở tổng hợp kinh phí hạng mục của dự toán
• Chi phí sản xuất chung đưa vào cao hơn so với tổng mức chi phí sản xuất chung ở tổng hợp kinh phí hạng mục của dự toán.
• Chi phí máy thi công đưa vào cao hơn so với tổng mức chi phí máy thi công ở tổng hợp kinh phí hạng mục của dự toán.
• Lỗi đưa nguyên vật liệu lấy sau ngày nghiệm thu vào sử dụng: nếu công trình đã nghiệm thu xong mà vẫn phát sinh các chi phí như chi phí nguyên vật liệu thì cơ quan thuế sẽ có những thắc mắc. Thường thì lỗi đưa nguyên vật liệu lấy sau ngày nghiệm thu vào sử dụng nếu phát hiện trong quá trình chuẩn bị quyết toán thuế có thể giải quyết bằng một số phương án như:
  • Giải thích do phát sinh một số hạng mục nên phải mua các yếu tố đầu vào để xây dựng mới hoặc bổ sung sửa chữa.
  • Giải thích do phát sinh một số hạng mục nên phải mua các yếu tố đầu vào để bảo hành công trình.
  • …
• Lỗi không có sổ chi tiết nguyên vật liệu, không có bảng tổng hợp nhập xuất tồn: Các giấy tờ này liên quan trực tiếp đến khấu hao thuế nên cơ quan thuế sẽ chú ý khi quyết toán.
• Lỗi tồn kho âm: doanh nghiệp xuất kho nguyên vật liệu dù thực tế trong kho đã không còn nguyên vật liệu để xuất: Trường hợp này, sổ sách tức doanh nghiệp vẫn xuất hóa đơn đầu ra dù trong kho thực không còn hàng nếu kế toán viên không bổ sung thêm được hóa đơn đầu vào thì có thể bị phạt khi quyết toán thuế.
• Nguyên vật liệu lấy sau ngày nghiệm thu nhưng vẫn đưa vào để lấy làm chi phí khi không đủ thủ tục để bảo vệ

=> Việc quản lý chi phí nguyên vật liệu trong công ty xây dựng đòi hỏi kiến thức về các quy định thuế liên quan và sự tập trung vào việc tuân thủ các quy định này. Công ty cần thiết lập quy trình rõ ràng và hợp lệ để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong việc tính toán và quản lý chi phí nguyên vật liệu.

5. Những lỗi về máy móc công trình

Dù không chiếm tỷ trọng lớn song chi phí máy thi công vẫn là một khoản chi phí trong công trình xây dựng (trừ công trình xây lắp bằng máy). Chính bởi vậy cơ quan thuế cũng đặc biệt lưu ý đến khoản chi phí này khi doanh nghiệp quyết toán thuế.

• Chênh lệch giữachi phí máy thi công đưa vào so với tổng mức chi phí máy thi công ở Bảng tổng hợp kinh phí dự toán từng hạng mục: Về nguyên tắc chi phí sử dụng máy thi công phải đúng so với dự toán.
• Lỗi không có định mức dầu cho các ca máy, không có lịch trình điều động xe: Cơ quan thuế thường chú ý đến định mức tiêu hao nhiên liệu cho máy nên nếu có phát sinh máy tiêu hao nhiên liệu thì phải đăng ký với cơ quan thuế từ trước.
• Chi phí máy thi công đưa vào cao hơn so với tổng mức chi phí máy thi công ở tổng hợp kinh phí hạng mục của dự toán.

=> Kiểm soát thật tốt các chi phí máy móc, kiểm tra và lưu dữ các loại giấy tờ cẩn thận.

6. Thiếu thông tin về các dự án xây dựng trong quyết toán thuế

Hậu quả của việc thiếu thông tin về các dự án xây dựng trong quyết toán thuế có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình tài chính và tuân thủ pháp luật của công ty. Dưới đây là một số hậu quả tiềm năng mà bạn có thể gặp phải:

1. Không đúng thuế phải nộp:Thiếu thông tin về các dự án xây dựng có thể dẫn đến việc bạn không tính toán đúng mức thuế phải nộp cho từng dự án. Điều này có thể dẫn đến việc bạn thanh toán ít hoặc nhiều hơn so với số tiền thực tế phải nộp.
2. Sai lệch trong báo cáo tài chính:Thiếu thông tin về các dự án có thể ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính. Việc không báo cáo đầy đủ và chính xác về các dự án xây dựng có thể làm sai lệch lợi nhuận và tình hình tài chính tổng quan của công ty.
3. Mất cơ hội khấu trừ thuế:Các dự án xây dựng thường liên quan đến nhiều khoản chi phí có thể khấu trừ thuế. Thiếu thông tin về các dự án có thể khiến bạn bỏ lỡ cơ hội khấu trừ này, dẫn đến việc thanh toán nhiều thuế hơn cần thiết.
4. Rủi ro kiểm tra và kiện toàn thuế:Nếu cơ quan thuế phát hiện bạn thiếu thông tin quan trọng trong quyết toán thuế, bạn có thể đối mặt với rủi ro bị kiểm tra thuế hoặc kiện toàn thuế. Điều này không chỉ làm tăng thêm thời gian và nguồn lực mà bạn phải tiêu vào quá trình này, mà còn ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
5. Phạt vi phạm pháp luật:Việc không đáp ứng đầy đủ và chính xác thông tin về các dự án xây dựng có thể dẫn đến việc bị phạt do vi phạm pháp luật thuế. Các cơ quan thuế có thể áp dụng các khoản phạt tùy theo mức độ vi phạm.
6. Gây mất tín nhiệm:Việc không báo cáo chính xác và đầy đủ về các dự án xây dựng có thể làm mất đi sự tin tưởng của cơ quan thuế, người đối tác và cổ đông. Điều này có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ kinh doanh và tạo ra tác động tiêu cực đối với thương hiệu công ty.

=> Để tránh những hậu quả tiềm năng này, quản lý thông tin về các dự án xây dựng một cách cẩn thận và đảm bảo rằng bạn có quy trình chính xác để thu thập, lưu trữ và báo cáo thông tin này trong quyết toán thuế của công ty.

7. Những lỗi cơ bản liên quan đến thuế khác

Ngoài những lỗi kể trên thì doanh nghiệp xây dựng còn mắc phải một số sai sót khi quyết toán thuế như:
Chênh lệch giữa chi phí sản xuất chung đưa vào so với tổng mức chi phí sản xuất chung ở Bảng tổng hợp kinh phí dự toán từng hạng mục: Về nguyên tắc chi phí sản xuất chung phải đúng so với dự toán nhưng các doanh nghiệp xây dựng thường xuyên gặp phải tình huống chi phí sản xuất chung đưa vào thực tế lại cao hơn so với dự toán.

• Không theo dõi riêng chi phí giá thành của từng công trình, nguyên liệu, nhân công, sản xuất chung gom tổng hợp đưa vào cuối tháng mà không phân biệt là của công trình nào.
• Không có Bảng tổng hợp công nợ và Bảng công nợ chi tiết.
• Thu tiền mặt lại ghi nhận công nợ; Mua nợ lại ghi nhận thu tiền mặt.
• Tiền mặt nhiều mà đi vay mượn ngân hàng.
• Tài sản mua về không có hóa đơn chứng từ nhưng vẫn trích khấu hao phân bổ.

=> Việc khắc phục lỗi liên quan đến thuế trong công ty xây dựng đòi hỏi sự cẩn trọng, kiến thức , bạn có thể phòng ngừa bằng cách : tìm hiểu và áp dụng quy định thuế đúng cách, xem xét lại các báo cáo thuế trước khi nộp, tạo quy trình kiểm tra nội bộ, đào tạo nhân viên về quy định thuế,…

Trên đây là những sai lầm mà doanh nghiệp xây dựng của bạn có thể thường xuyên gặp phải khi quyết toán thuế , bạn nên thường xuyên kiểm soát các loại hồ sơ, giấy tờ để tránh những sai lệch làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới doanh nghiệp của bạn, bạn có thể liên hệ trực tiếp với kế toán Bách Khoa để được tư vấn kĩ hơn về những vấn đề tồn đọng trong doanh nghiệp của mình.  

DỊCH VỤ KẾ TOÁN BÁCH KHOA – Chuyên tư vấn và cung cấp dịch vụ kế toán thuế

Địa chỉ VP: Tòa CT4, KĐT Mỹ Đình, Đường Mễ Trì, Phường Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Hotline: 0979.005.611

Zalo: 0979.005.611

Mail: ketoanbachkhoa.edu@gmail.com

Website: ketoanbachkhoa.vn