Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh công ty 2024

Thành lập chi nhánh công ty là thủ tục hành chính do doanh nghiệp thực hiện tại Sở kế hoạch đầu tư tỉnh hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính của chi nhánh khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng địa điểm kinh doanh ngoài trụ sở chính của doanh nghiệp.

Chi nhánh công ty là gì ?

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp; có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng ủy quyền cho doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Chi nhánh mặc dù được phép thực hiện hoạt động kinh doanh nhưng chỉ là một đơn vị trực thuộc công ty, không có tư cách pháp nhân độc lập. Chi nhánh có con dấu và tài khoản riêng. Chi nhánh là loại hình đơn vị phụ thuộc duy nhất có thể xuất hóa đơn đỏ (hóa đơn giá trị gia tăng) và phải kê khai thuế giá trị gia tăng tương tự như công ty (kể cả khi không phát sinh doanh thu). Cùng Kế toán Bách Khoa tìm hiểu các điều kiện, các hồ sơ cần chuẩn bị và những lưu ý khi thành lập chi nhánh công ty.

1. Điều kiện thành lập chi nhánh công ty

Điều kiện về tư cách hoạt động của chi nhánh

Để có thể thành lập chi nhánh thì công ty cần phải được thành lập trước. Sau khi công ty có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì mới có thể thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh. Do đó, không thể thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh cùng với thủ tục thành lập công ty.

Điều kiện về tên chi nhánh

– Tên chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên chi nhánh phải bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh. Ví dụ: Tên công ty là: Công ty TNHH Bách Khoa thì tên chi nhánh bắt buộc phải có cụm từ: Chi nhánh công ty TNHH Bách Khoa tại…….

– Ngoài tên bằng tiếng Việt, chi nhánh của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt.

Điều kiện trụ sở chính chi nhánh

 – Trụ sở chính của  chi nhánh là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường; hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

– Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Điều kiện về ngành, nghề kinh doanh chi nhánh

– Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

– Theo đó, chi nhánh công ty chỉ được đăng ký các ngành nghề mà công ty có đăng ký.

Điều kiện về người đứng đầu chi nhánh

– Người đứng đầu chi nhánh là cá nhân, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự; có thể là người khác hoặc thành viên công ty.

– Người đứng đầu chi nhánh không thuộc trường hợp người bị treo mã số thuế trên hệ thống đăng ký thuế và đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Lựa chọn loại hình hoạt động của chi nhánh

Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức hạch toán chi nhánh độc lập hoặc phụ thuộc. Điểm chung của hai loại hình là cả hai hình thức chi nhánh này đều không có pháp nhân. Cả hai đều có quyền phát sinh hoạt động kinh doanh, được xuất hóa đơn VAT độc lập với công ty. Thuế môn bài chi nhánh nào cũng phải đóng là 1.000.000 đồng/ năm. Hoạt động theo ủy quyền và phân công từ công ty.

Tuy nhiên, mỗi hình thức có sự khác nhau cụ thể liên quan đến báo cáo thuế:

Thành lập chi nhánh công ty hạch toán độc lập

– Về thuế: chủ động xác định chi phí tính thuế và thu nhập tính thuế.

– Chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp không kể liên quan gì đến hiệu quả kinh doanh của công ty cũng như các chi nhánh khác trong cùng công ty.

– Hạch toán đầy đủ sổ sách, báo cáo tài chính,…

– Phòng kế toán hay bộ phận kế toán ở chi nhánh hạch toán độc lập là một đơn vị kế toán theo Luật kế toán.

Thành lập chi nhánh công ty hạch toán phụ thuộc

– Chuyển số liệu, chứng từ doanh thu, chi phí về công ty để cuối năm hạch toán chung báo cáo tài chính.

– Công ty kết hợp số liệu của các chi nhánh khác cùng công ty và hoạt động của công ty để hạch toán và thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp.

– Số liệu trong sổ sách là một phần của sổ sách của công ty.

– Đơn vị kế toán của công ty bao gồm bộ phận kế toán các chi nhánh.

2. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty

– Thông báo thành lập chi nhánh (do người đại diện theo pháp luật ký).

– Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh: Của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên. Hội đồng thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên. Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần. Quyết định của thành viên công ty hợp danh).

– Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh (doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành viên không cần có loại biên bản này).

– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.

– Giấy tờ cá nhân chứng thực của người đứng đầu chi nhánh:

• Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
• Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;

– Văn bản ủy quyền cho Công ty TNHH Dịch vụ tư vấn thuế Bách Khoa.

– Đối với một số ngành nghề do pháp luật quy định, bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu chi nhánh (hoặc của cá nhân khác thuộc chi nhánh) sẽ được yêu cầu.

3. Thủ tục thành lập chi nhánh công ty

Thủ tục thành lập chi nhánh được thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị đủ điều kiện thành lập chi nhánh (Đã thành lập xong công ty)

Theo đó, công ty chuẩn bị các điều kiện, tài liệu để thành lập chi nhánh.

Bước 2: Soạn hồ sơ thành lập chi nhánh

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty bao gồm:

• Thông báo thành lập chi nhánh (do người đại diện theo pháp luật ký).
• Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh: Của chủ sở hữucông ty TNHH một thành viên. Hội đồng thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên. Đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần. Quyết định của thành viên công ty hợp danh).
• Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh (doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành viên không cần có loại biên bản này).
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
• Giấy tờ cá nhân chứng thực của người đứng đầu chi nhánh:
  + Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
  + Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;
• Văn bản ủy quyền cho Công ty TNHH Dịch vụ tư vấn thuế Bách Khoa.

Đối với một số ngành nghề do pháp luật quy định, bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu chi nhánh (hoặc của cá nhân khác thuộc chi nhánh) sẽ được yêu cầu.

Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty và lệ phí công bố thông tin

Công ty tiến hành nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty và lệ phí công bố thông tin  tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt tru sở chi nhánh.

Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận và công bố

– Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh và công bố thông tin chi nhánh.

– Trường hợp từ chối phải có thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bước 5: Khắc dấu cho chi nhánh

– Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, chi nhánh thực hiện khắc dấu cho chi nhánh.

– Khi khắc dấu cho chi nhánh nên bỏ thông tin địa chỉ quận, chỉ ghi thông tin địa chỉ tỉnh để khi có sự thay đổi trụ sở chi nhánh không cần khắc lại con dấu mới.

Bước 6: Hoàn thành các thủ tục sau thành lập chi nhánh công ty.

Nộp tờ khai thuế môn bài và nộp thuế môn bài của chi nhánh
–  Thuế môn bài của chi nhánh là 1.000.000 đồng/năm

– Nếu chi nhánh thành lập trước ngày 01/07 hàng năm thì nộp đủ thuế môn bài là: 1.000.000 đồng/năm. Nếu chi nhánh thành lập sau ngày 01/07 hàng năm thì nộp ½ thuế môn bài năm đầu thành lập: 500.000 đồng/năm.

– Chi nhánh kê khai và nộp thuế môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

Quy định về lệ phí môn bài mới nhất năm 2023

Làm biển và treo biển công ty tại trụ sở chi nhánh

Chi nhánh phải treo biển chi nhánh công ty tại trụ sở chi nhánh với các nội dung như sau: Tên cơ quan chủ quản (cơ quan cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động tức Sở Kế hoạch và Đầu tư), tên chi nhánh, địa chỉ trụ sở, số điện thoại hoặc email (nếu có).

Mua chữ ký số điện tử để thực hiện nộp thuế điện tử

• Chi nhánh phải thực hiện mua chữ ký số điện từ để thực hiện nộp thuế điện tử cho chi nhánh.
• Sau khi chi nhánh nhận được Giấy chứng nhận hoạt động, nhân viên công ty phải gửi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh cho cơ quan thuế, nộp hồ sơ khai thuế ban đầu nếu chi nhánh đặt ở tỉnh thành phố trực thuộc trung ương khác. Ngoài ra vào định kỳ tháng quý chi nhánh cũng phải thực hiện khai thuế Giá trị gia tăng về các khoản thu chi của chi nhánh.

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh trong thời hạn 10 ngày từ ngày có sự thay đổi.

Cung cấp chữ ký số doanh nghiệp